В чем разница между раскладкой архива по документам и по папкам?

Архивные документы никто не хранит россыпью. Для обеспечения максимально быстрого поиска их группируют по единицам хранения. В случае бумажного документооборота за такую единицу принимается дело – отдельный документ в обособленной обложке или совокупность документов, заключенная в такую же обособленную папку.

Процесс обработки архивной документации в обиходе называют раскладкой архива по папкам и по документам. Давайте поговорим о том, в чем состоит суть этих процессов и чем они отличаются друг от друга.

Раскладка по папкам

В этом случае необработанная россыпь документов систематизируется в соответствии с заранее выбранными классификационными признаками.

Так, в одной папке можно сгруппировать произвольные документы по одной теме. Например, все, что относится к взаимодействию между участниками коммерческой деятельности: коммерческое предложение, договор, дополнительные соглашения, протоколы согласований, акты и т.д.

К другим основным классификационным признакам относятся:

• структурный – в зависимости от структурного подразделения;
• функциональный – по функциям или направлениям деятельности;
• хронологический – по периодам создания документации.

Раскладка по документам

Под этой задачей понимают систематизацию бумаг в соответствии с второстепенными классификационными признаками. В частности, речь идет о раскладке архива по видам и разновидностям документов и в алфавитном порядке по наименованиям организаций или фамилиям авторов документов.

Еще одним признаком, который играет вспомогательную роль, может быть корреспондентский. В данном случае бумаги распределяются по группам в зависимости от контрагента, с которым велась переписка.

Что лучше?

Какой вариант систематизации выбрать, руководство организации решает индивидуально. Главное, чтобы сотрудники могли быстро найти нужный документ, а затраты на раскладку архива не были чрезмерно высокими.

Как правило, при разработке схемы классификации используются два признака, причем за один из них обычно берется хронологический. Например, схема может быть хронологически-тематической или тематическо-хронологической.

Папки с документами располагаются на стеллажах по алфавиту названий, по времени создания и другим признакам. Такой подход обеспечивает достаточную глубину поиска и повышает шансы быстро найти то, что необходимо.