Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

В чем разница между раскладкой архива по документам и по папкам?

Архивные документы никто не хранит россыпью. Для обеспечения максимально быстрого поиска их группируют по единицам хранения. В случае бумажного документооборота за такую единицу принимается дело – отдельный документ в обособленной обложке или совокупность документов, заключенная в такую же обособленную папку.

Процесс обработки архивной документации в обиходе называют раскладкой архива по папкам и по документам. Давайте поговорим о том, в чем состоит суть этих процессов и чем они отличаются друг от друга.

Раскладка по папкам

В этом случае необработанная россыпь документов систематизируется в соответствии с заранее выбранными классификационными признаками.

Так, в одной папке можно сгруппировать произвольные документы по одной теме. Например, все, что относится к взаимодействию между участниками коммерческой деятельности: коммерческое предложение, договор, дополнительные соглашения, протоколы согласований, акты и т.д.

К другим основным классификационным признакам относятся:

  • структурный – в зависимости от структурного подразделения;
  • функциональный – по функциям или направлениям деятельности;
  • хронологический – по периодам создания документации.

Раскладка по документам

Под этой задачей понимают систематизацию бумаг в соответствии с второстепенными классификационными признаками. В частности, речь идет о раскладке архива по видам и разновидностям документов и в алфавитном порядке по наименованиям организаций или фамилиям авторов документов.

Еще одним признаком, который играет вспомогательную роль, может быть корреспондентский. В данном случае бумаги распределяются по группам в зависимости от контрагента, с которым велась переписка.

Что лучше?

Какой вариант систематизации выбрать, руководство организации решает индивидуально. Главное, чтобы сотрудники могли быстро найти нужный документ, а затраты на раскладку архива не были чрезмерно высокими.

Как правило, при разработке схемы классификации используются два признака, причем за один из них обычно берется хронологический. Например, схема может быть хронологически-тематической или тематическо-хронологической.

Папки с документами располагаются на стеллажах по алфавиту названий, по времени создания и другим признакам. Такой подход обеспечивает достаточную глубину поиска и повышает шансы быстро найти то, что необходимо.



Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее