Учет в архиве организации

Многим кажется, что после передачи документов в архив, работа с ними завершена. Однако такое мнение ошибочно. Инвентаризация архива и учет в архиве организаций содержащихся там документов - необходимые процессы, без которых архив не сможет правильно функционировать.

С какой целью необходимо проводить учет в архиве организации?

В первую очередь, эта процедура помогает оценить состояние дел, переданных на архивное хранение. Это особенно важно в тех случаях, когда существует угроза механического повреждения документации или возможность несанкционированного доступа к архиву и, как следствие, похищения различных ценных документов. То есть, учет документов и строгий контроль над их выдачей, снижают риск утечки конфиденциальной информации почти до ноля.

Полное представление о хранящихся в архиве документах

Так как в архив поступают дела не только постоянного и долговременного хранения, но и дела временного хранения, учет помогает определить документы, пригодные к уничтожению. После выявления подобных дел, ответственный сотрудник архива оформляет соответствующий акт и направляет документацию на уничтожение.

Необходимость переформирования или изъятия дел

В этом случае учет в архиве организации незаменим. Он позволяет отследить внесенные изменения и зафиксировать их документально в специальном перечне.

Процедура учета облегчает работу с архивными документами

Учет в архиве организаций выполняет не только задачи по отслеживанию состояния дел, но и является обязательной, нормативно закрепленной, процедурой. В том случае, если он не будет проводиться, возможно появление различных нарушений (например, недостача указанных в архивном перечне документов, наличие дел с закончившимся сроком). При любой проверке эти нарушения могут быть выявлены. Как следствие, к организации - владелице архива, будет принят ряд административных мер.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее