Сроки хранения документов в архиве

Вопрос о сроках хранения документов в архиве часто вызывает в организациях немало споров и проблем, а также нежелательных последствий, в том числе связанных с нарушениями закона. К сожалению, не всегда сотрудники компании, даже работающие непосредственно в архивном отделе, отлично разбирающиеся в нюансах делопроизводственных процессов, бывают достаточно компетентны в вопросах, касающихся юридической стороны архивного дела.

Определение сроков хранения документов

Тем не менее, сроки хранения документов в архиве строго определены архивным законодательством нашей страны, и нарушение этих сроков может закончиться для компании судебными разбирательствами, штрафами и даже уголовной ответственностью.

Типы сроков хранения

Итак, какие же сроки хранения документов в архиве определяет российское законодательство?

Документы постоянного, длительного и временного сроков хранения

Все документы по срокам хранения в архиве делятся на три типа: постоянного, длительного (до 75 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сроки хранения документов в архиве не зависят от того, в каком виде хранится документ — в бумажном или электронном. При ликвидации организации документы с постоянным и длительным сроками хранения передаются на хранение в государственный архив, а временные документы уничтожаются после проведения инвентаризации и составления приказа на уничтожение документов. Собственно говоря, приказ на уничтожение документов с временными сроками хранения должен составляться в обязательном порядке каждый раз, когда компания решает освободить свои площади от ненужной документации.

Значимость документов постоянного и длительного срока хранения

Постоянный и длительный срок хранения документов (до 75 лет) в архиве обычно обуславливается значимостью данных документов для государства. Историческая, культурная и научная ценность документации определяется экспертной комиссией, при этом несанкционированное уничтожение потенциально ценных документов преследуется по закону.

Документы постоянного срока хранения

К документам постоянного срока относятся все бумаги, являющиеся культурным наследием страны или содержащие исторические и научные факты (например, некоторые типы конструкторской документации; документы органов власти и т.п.).

Документы длительного срока хранения

Длительные сроки хранения документов в архиве также определяются специальной комиссией, к таким документам чаще всего относятся личные дела сотрудников, некоторые виды финансовой документации.