Создание страхового фонда архивных документов

Обеспечение сохранности части документов, составляющих архив организации — это обязанность учредителей, директоров и собственников организаций любой формы собственности и любого вида хозяйственной деятельности. В первую очередь, бережного хранения требуют уставные документы и кадровые — однако и по ряду бумаг и дел, не относящихся к классу постоянного хранения, тоже требуется соблюдать осторожность, оберегая их от порчи и пропажи. Чтобы обеспечить сохранность дел, лучше всего создать страховой фонд архивных документов, а также хранилище, куда будут помещены копии бумаг.

Как проводится создание страхового фонда архивных документов.

Необходима тщательная подготовка, которая включает в себя:

• проверку сохранности дел;
• при необходимости — формирование дел и оформление;
• проведение экспертизы ценности документов;
• разделение дел на группы в зависимости от срока обязательного хранения;
• проведение повторной экспертизы на предмет определения ценности в зависимости от типа хозяйственной деятельности организации (именно последнее служит основанием для отбора пакета дел, для которых будет создан страховой фонд архивных документов).

Отобранные документы и дела тщательно подготавливаются к копированию, после чего на их основе создается страховой фонд архивных документов.

Актуальность создания и поддержания страхового фонда

Необходимость в создании страхового фонда обусловлена:

• физическими повреждениями и старением оригиналов документов;
• требованиями безопасности (в том числе — информационной);
• невозможность обеспечить безопасное хранение документов в архиве организации или опасения за их сохранность.

Самостоятельное создание страхового фонда для архива.

В большинстве случаев самостоятельное создание и ведение страхового фонда архивных документов не может быть реализовано — препятствия возникают ещё на этапе отбора. Ошибки в выборе документов для копирования и включения в фонд, невозможность подготовить некоторые бумаги к копированию и невозможность обеспечить безопасность страхового фонда — все это сводит активность организации в деле создания резервных страховых копий документов на нет.

Выход из сложной ситуации

Выход из сложной ситуации лишь один — заключение договора на создание страхового фонда архивных документов с компанией, специализирующейся на оказании архивных услуг. Вы можете заказать любые архивные услуги — в том числе и создание страхового фонда архивных документов. Специалисты «Столичного Архивиста» проведут тщательный анализ состояния документов в архиве организации, организуют экспертизу ценности документов и проведут работы по подготовке отобранных бумаг к копированию.

Хранение страхового фонда архивных документов

Важно, что наша компания не только создает страховые фонды архивных документов, но и предоставляет площади под их хранение. Напомним: создание страхового фонда архивных документов обусловлено, в том числе, и заботой о безопасности архива. Хорошо оборудованное хранилище позволит заказчику не беспокоиться об утечках информации, пропаже или необратимой порче документов.