Создание цифрового архива

Сегодня проблема увеличения объемов всевозможной документации актуальна для всех, и все чаще из-за того, что доступ к архивам сложен, поиск нужных документов зачастую занимает много времени, а их извлечение и возврат еще больше. Цифровой архив позволит вам решить проблему с оперативным доступом к вашим документам – поиск нужного документа, его распечатка займет у вас считанные секунды. А сканирование документов с их последующим распознаванием даст возможность поиска не только по заголовкам, но и по содержанию дел. Электронные архивы сейчас стали необходимым условием эффективной работы в любой современной организации.

Услуги от нашей компании

Наша компания предоставляет полный перечень услуг в сфере архивного делопроизводства, создании цифровых архивов и управления ими, как для частных, так и государственных предприятий. Организация электронного архива  может осуществляться на базе любой программы, что позволяет не только хранить в электронном виде копии всевозможных бумажных дел, или вводить новые данные, но также создавать и хранить различные медиафайлы – изображения, фотографии, звуки, видеозаписи.

Цифровой архив — выбор всего мира

Создание цифрового архива давно уже практикуется в крупнейших компаниях Америки и Европы – это очень выгодно и удобно, как в плане ведения документооборота внутри компании, так и в плане надежности. К тому же, цифровой архив наиболее эффективен с точки зрения хранения всей информации. Цифровой архив очень удобен, легок в использовании и надежен – при поиске необходимой вам документации нужно будет только ввести один из параметров. Также можно задавать диапазоны поиска. Для того, чтобы защитить данные от утери – используется регулярно проводимое резервное копирование.

Преимущества

В государственных или частных архивных организациях, и соответственно на поиски нужной бумаги затрачивается от нескольких часов до нескольких дней. Можно сказать, что цифровой архив всегда находится у Вас под рукой, а в случае необходимости Вы можете отправить документ в любую точку мира с помощью сети Интернет. Кроме того, цифровой архив обеспечивает физическую сохранность документов, ведь пожары и наводнения, способные уничтожить бумажный архив, ему практически не страшны, так же как и не страшно физическое обветшание документа. 

Создание цифрового архива

Несомненно, создание цифрового архива, всегда начинается с оцифровки документов. Сегодня практически невозможно представить себе организацию, в офисах которой не было бы ни одного персонального компьютера. Деятельность абсолютно любой компании в той или иной степени связана с информационными технологиями, будь то работа с базами данных, бухгалтерскими, управленческими и прочими программами, электронной почтой, составлением и хранением разнообразных документов.

Специализированные организации

Также стоит упомянуть, что создание цифрового архива крайне трудоемкий процесс, включающий в себя сканирование бумажных документов, структурирование уже имеющихся электронных документов, ввод специфических данных, и с этими задачами профессионалы справятся в разы быстрее, чем неподготовленные к такой работе люди.