Создание электронного архива документов: выбираем формат файлов

С каждым годом растёт популярность услуги создания электронного архива документов, которую профессионально оказывают в компании «Столичный Архивист». Это объяснимо, ведь организация, в которой создан такой архив, получает сразу несколько преимуществ.

Преимущества создания электронного архива документов:

• упрощается повседневная работа с документами, появляется возможность практически мгновенного полнотекстового поиска;
• экономится ценная офисная площадь, которую больше не занимают кипы бумаг;
• облегчается обмен документами между разными организациями;
• обеспечивается высокая степень защиты документации от противоправных посягательств и форс-мажорных обстоятельств.
  Для того чтобы работать с архивом было максимально удобно, важно грамотно выбрать электронный формат, в который будут переведены документы при сканировании (и, возможно, распознавании). Специалисты компании «Столичный Архивист» примут во внимание особенности вашей документации и ваши потребности, после чего дадут рекомендации по выбору оптимальных форматов.

Форматы, которые используются при создании электронных архивов

• PDF. Универсальный формат, разработанный компанией Adobe Systems. Работать с ним можно в любой операционной системе – вне зависимости от того, в какой программной среде выполнялась оцифровка документов. Существует возможность создания PDF-файлов, в которых можно будет осуществлять поиск по любому фрагменту текста. Это очень удобно с учётом целей, для которых создаётся электронный архив.

• TIFF. Графический формат, при использовании которого обеспечивается высокое качество отображения текста и графики в электронных документах. Переводить в него можно документацию, включающую не только текстовую часть, но и изображения. Недостатком формата TIFF можно считать невозможность полнотекстового поиска. В массиве документации, отсканированной в этом формате, можно организовать поиск, к примеру, по названию документа, которое включено в имя файла.

• JPEG. Этот графический формат наилучшим образом подходит для хранения изображений, особенно – фотографий. При создании JPEG-файлов для уменьшения их размера осуществляется сжатие, однако на практике потери качества, которые при этом имеют место, совершенно незаметны на глаз.

• DOC и RTF. Это – текстовые форматы, рассчитанные на работу с использованием Microsoft Word или аналогичных программ (в том числе – свободно распространяемых). По умолчанию возможен полнотекстовый поиск, в документы с лёгкостью можно вносить правки и выполнять форматирование, файлы имеют небольшие размеры. Для хранения изображений форматы DOC и RTF подходят мало – в них в подавляющем большинстве случаев хранят текст.

Почему мы?

Специалисты компании «Столичный Архивист» выполнят весь комплекс мероприятий по созданию электронного архива вашего предприятия, в том числе – помогут выбрать оптимальные форматы и переведут в них ваши документы. Пользуясь помощью профессионалов, вы сэкономите ценное время, которое сможете потратить на основную деятельность. В итоге работа с документами станет для вас и ваших сотрудников гораздо удобнее, а затраты, которые вы понесёте при создании электронного архива, окупятся в течение шести месяцев.