Сдача кадровых документов на хранение

Сдача кадровых документов на хранение сроком до 75 лет (после 2003 года — 50 лет), по сути, послужило основной для появления внешних архивных организаций.

Кадровые документы содержат ценную информацию

Сдача кадровых документов на хранение необходима по той причине, что работнику может потребоваться подтверждение собственных прав, к примеру, на соцобеспечение по инвалидности или старости. Кадровые документы подтверждают трудовую историю человека и его стаж. Соответственно, большая часть кадровых документов имеет достаточно большой срок хранения — или же относится к документам постоянного хранения.

Какие кадровые документы сдаются в архив:

• приказы;
• личные карточки Т-2;
• трудовые договора;
• документы по заработной плате.

Биографическая и исторически-статистическая ценность

В частности, на основе документов (существенную часть которых можно отнести к категории именно кадровых) из исторических архивов исследователями было сделано очень большое число выводов об устройстве и функционировании общества XVII, XVIII и XIX веков. Основные особенности сдачи документов на хранение и их защиты касаются вопросов доступа и подтверждения ценности бумаг. Две важных задачи стоящих перед архивистом — это полное соблюдение конфиденциальности хранения и обеспечение его долговременности, так как 50 лет или более — сроки весьма серьёзные.

Очень важна организация поиска по базе документов

При оперативной работе над кадровыми документами в организации осуществляется так называемое текущее хранение, то есть формирование документальной базы в кадровом отделе. После исполнения кадровых документов и отсутствии необходимости постоянного доступа к ним выполняется сдача документов на хранение постоянного типа (называемое также последующим). Серьёзная постановка работы кадровых служб и архивов компаний появилась только в начале двадцатого века, а современные нормы архивного хранения документов (чётко определяющие все аспекты работ) действуют с 2002 года.