С какой периодичностью нужно осуществлять экспертизу ценности документов

Отбор дел на дальнейшее хранение производится по результатам тщательного изучения их состава и содержания. Эта процедура называется экспертизой ценности документов и проводится с определенной регулярностью. Расскажем, в чем заключается суть работы экспертной комиссии и как часто необходимо обращаться за помощью к специалистам.

Назначение экспертизы ценности

По месту своего создания вышедшие из непосредственного употребления дела могут храниться не дольше установленного срока. Затем приходится решать, что с ними делать дальше: передавать в архив организации, в государственный или муниципальный архив, либо уничтожать, если бумаги с истекшими сроками хранения не представляют практической или научной ценности. Отсюда назначение экспертизы – отбор документации для передачи в архивы. Отдельно группируются дела со сроками хранения до 10 лет и с пометкой «До минования надобности», которые остаются на хранение в структурных подразделениях. Кроме того, члены экспертной комиссии выделяют к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.

Критерии оценки

Прежде всего, эксперты смотрят на происхождение материала: в какой организации он был создан, насколько значимы выполняемые ею функции, каково место и время образования документов. Следующий критерий – содержание документа. В этом случае оценивается важность содержащейся в нем информации или отраженного события, а также вид и целевое назначение материала. Например, большинство организационно-распределительных документов имеют постоянный срок хранения – после закрытия или ликвидации предприятия их сдают в государственный архив. У подавляющей массы документов по личному составу срок хранения составляет 50 или 75 лет, а у документов бухгалтерского учета – до 5 лет. Также принимаются во внимание внешние особенности документа. Здесь речь идет о юридической достоверности (наличии дат, подписей, печатей), особенностях передачи текста, состоянии физического носителя, на котором запечатлен документ.

Регулярность проведения операции

С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов? Минимум раз в год, как правило – ближе к концу декабря. При большом документообороте экспертизу можно проводить чаще, но такое решение остается на усмотрение руководства предприятия. Главное, не затягивать с мероприятием, ведь за неправильное хранение бумаг предусмотрена административная и уголовная ответственность.