Программа хранения документов

Мировые современные стандарты архивного хранения документации постепенно внедряются в практику работы отечественных архивохранилищ. В настоящее время для удобства клиентов коммерческие архивы оснащены современным оборудованием для рационального и качественного учета сдаваемых в архив документов.

Возможности электронных программ хранения документов

Электронная программа хранения документов позволяет работникам архивов создавать единые базы документов исходя из классификации, принятой в организации заказчика. Благодаря функции автоматического поиска, существенно упрощается доступ к нужным клиенту бумагам.

Работа архивохранилищ

Принимая на хранения документацию от сторонних организаций, многие архивохранилища создают электронные архивы документов. Эта процедура заключается в сканировании бумаг, которые затем в электронном виде заносятся в базу архива. Каждый документ и его отсканированная копия имеют одинаковый штрих-код либо индекс. Благодаря такому рациональному подходу, по желанию клиента, может быть предоставлен либо оригинал документа, либо его электронная копия. Грамотная организация архива в электронном виде - это оптимальный метод систематизации документов, их четкое распределение по виду, степени секретности и сроку хранения.

Современная программа хранения документов обеспечивает

Высокий уровень информационной безопасности и конфиденциальности, а также предоставляет клиентам архива и сотрудникам архивохранилища целый ряд неоспоримых преимуществ:

  • существенная экономия времени при поиске нужных договоров, отчетов, справок, накладных и других важных бумаг;
  • благодаря действующей системе индексирования документов к ним обеспечивается оперативный доступ по различным параметрам поиска;
  • ограничение права доступа к хранимым в архивах документам предотвращает попытки несанкционированного просмотра документации посторонними лицами;
  • подлинники бумаг компании могут быть переданы только сотрудникам этой организации по предъявлению документа, удостоверяющего личность;
  • все действия с архивными документами автоматически фиксируются в соответствующем электронном журнале.

Обращайтесь к профессионалам

Ведение электронного архива полностью исключает вероятность потери важных бумаг, несанкционированное изменение их содержания, а также оптимизирует работу и управление документацией.


Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее