Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Приём и обработка поступающих в организацию документов

Обычно приём и обработка поступающих документов ложится на плечи секретаря (если фирма - небольшая), работника ДОУ (экспедитора) или подразделения указанной службы (экспедиции). Последний вариант характерен для крупных предприятий.

Зачем это нужно

Обработка поступающих документов, присланных по почте, интернету, факсу, курьером, - работа не из лёгких, ведь учёт бумаг необходимо вести ежедневно. Немного облегчить труд сотрудника, ответственного за процесс, помогают технические средства. Так, во многих фирмах настроен автоматический приём и сортировка входящих электронных писем. Что касается бумаг, переданных по почте, то их получают в первой половине дня.

Важно, чтобы экспедитор или экспедиция выполняли следующее:

  • Смотрели, правильно ли доставлены документы, проверяли целостность упаковки, а также отправляли назад письма, доставленные по ошибке;
  • Внимательно следили за невскрываемой корреспонденцией (с пометкой "лично"). Помимо таких бандеролей и конвертов, нельзя просматривать документы на машинном носителе;
  • Быстро сортировали и скрепляли конверты, а также следили за адресами, датами, штемпелями и т.д.;
  • Проверяли вложенные документы, правильность адресования и иные нюансы. Если во время приёма и обработки поступающих документов обнаружены недостатки, то составляется акт.
  • Составляли акт после получения корреспонденции.

Обработка поступающих документов: важные правила

Когда документы доставляются адресатам, то в журнале делается расписка. Обязательно указывается дата и учётный номер. Если получатель - учреждение, то пишется аббревиатура или сокращённое название организации. Одна из главных ошибок, которая возникает при приёме и обработке поступающих документов, - это проставление отметок (штампов) лишь на тех бумагах, что подлежат регистрации.

Важно, чтобы был обработан весь документопоток

Если документы пришли в организацию по факсу, то с важных бумаг делают копию. Завершается обработка поступающих документов сортировкой: нужно выявить нерегистрируемые бумаги, которые передаются исполнителям в отделы. Список документов, которые не нужно регистрировать, указан в приложении к инструкции по делопроизводству (последняя должна быть на каждом предприятии).

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее