Приём и обработка поступающих в организацию документов

Обычно приём и обработка поступающих документов ложится на плечи секретаря (если фирма — небольшая), работника ДОУ (экспедитора) или подразделения указанной службы (экспедиции). Последний вариант характерен для крупных предприятий.

Зачем это нужно

Обработка поступающих документов, присланных по почте, интернету, факсу, курьером, — работа не из лёгких, ведь учёт бумаг необходимо вести ежедневно. Немного облегчить труд сотрудника, ответственного за процесс, помогают технические средства. Так, во многих фирмах настроен автоматический приём и сортировка входящих электронных писем. Что касается бумаг, переданных по почте, то их получают в первой половине дня.

Важно, чтобы экспедитор или экспедиция выполняли следующее:

• Смотрели, правильно ли доставлены документы, проверяли целостность упаковки, а также отправляли назад письма, доставленные по ошибке;
• Внимательно следили за невскрываемой корреспонденцией (с пометкой «лично»). Помимо таких бандеролей и конвертов, нельзя просматривать документы на машинном носителе;
• Быстро сортировали и скрепляли конверты, а также следили за адресами, датами, штемпелями и т.д.;
• Проверяли вложенные документы, правильность адресования и иные нюансы. Если во время приёма и обработки поступающих документов обнаружены недостатки, то составляется акт.
• Составляли акт после получения корреспонденции.

Обработка поступающих документов: важные правила

Когда документы доставляются адресатам, то в журнале делается расписка. Обязательно указывается дата и учётный номер. Если получатель — учреждение, то пишется аббревиатура или сокращённое название организации. Одна из главных ошибок, которая возникает при приёме и обработке поступающих документов, — это проставление отметок (штампов) лишь на тех бумагах, что подлежат регистрации.

Важно, чтобы был обработан весь документопоток

Если документы пришли в организацию по факсу, то с важных бумаг делают копию. Завершается обработка поступающих документов сортировкой: нужно выявить нерегистрируемые бумаги, которые передаются исполнителям в отделы. Список документов, которые не нужно регистрировать, указан в приложении к инструкции по делопроизводству (последняя должна быть на каждом предприятии).