Правильный акт утилизации архивных документов

Благодаря своевременному наведению порядка в документообороте, можно не бояться архивных проверок.

Утилизация документов состоит из нескольких этапов:

• Экспертиза ценности бумаг;
• Выявление документов, срок хранения которых истёк;
• Составление акта утилизации архивных документов;
• Подготовка и уничтожение бумаг.

Наши сотрудники готовы помочь вам в вопросе разработки правильного акта утилизации архивных документов. Да, вы можете найти готовые бланки в интернете, но такие файлы — всего лишь пример.

Акт утилизации архивных документов: нюансы

Акт уничтожения дел и документов обязаны иметь любые организации и фирмы, ведущие учёт в бухгалтерии. Акт формируется с учётом данных, полученных за счёт экспертизы. Если говорить в целом, то акт утилизации архивных документов представляет собой перечень бумаг, подлежащих уничтожению.

В бланке указывается количество документов и иные сведения

Помимо этого в акте утилизации архивных документов значится метод уничтожения бумаг (сжигание, передача на свалку или переработку, химическая обработка), срок хранения которых истёк, и пошаговая инструкция. Для чего необходима такая скрупулёзность? Правильный акт утилизации архивных документов — гарант верного выполнения всех действий, а также возможность избежать разглашения конфиденциальной информации.

Основные правила составления акта утилизации архивных документов

• Важно, чтобы сведения были достоверными. Недопустимо указывать неточное число бумаг, подвергшихся утилизации, опускать позиции или, к примеру, — уничтожать документы, срок хранения которых пока не истёк.
• Весь процесс должен выполняться согласно строгим требованиям законодательства. Незаконная утилизация фонда влечёт за собой административную и уголовную ответственность.
• Разработкой акта утилизации архивных документов должен заниматься опытный архивариус. К примеру, наибольшую сложность представляет собой классификация документов, которые необходимо отнести к соответствующей статье.
• Чем больше позиций в акте — тем тщательнее производилась проверка фонда.

Итоговый акт утилизации архивных документов подписывается руководителем предприятия и экспертной комиссией учреждения. После утилизации документов необходимо получить ещё один акт о том, что процесс завершён. Итак, если вам необходимо составить правильный акт утилизации архивных документов в Москве, — обращайтесь за помощью к нам.