Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Правила архивирования бухгалтерских документов

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

Сроки хранения документов, передаваемых в архив, регламентируются действующим законодательством (закон № 125- ФЗ) и составляют:

  • для первичных бухгалтерских документов – 5 лет;
  • для проектной документации – 20 лет;
  • для лицевых счетов сотрудников – 50 или 75 лет;
  • годовые отчеты, паспорта сделок подлежат постоянному хранению.

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы, как они есть, в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов. Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Также сведения о количестве листов, номере дела, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее