Правила архивирования бухгалтерских документов

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы, как они есть, в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов. Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Также сведения о количестве листов, номере дела, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.