Подготовка к созданию электронного архива

Создание электронного архива – довольно трудоемкий процесс. Чем лучше будет проведена первоначальная подготовка, тем удачней будет электронный архив. При подготовке необходимо провести планирование и анализ предполагаемых работ – это может сократить время создания электронного архива в разы.

Что нужно для создания электронного архива

Давайте подробнее рассмотрим, что конкретно требуется для полноценного создания электронного архива.

1. Оборудование для сканирования

Архивное оборудование будет включать в себя как минимум два сканера: потоковый и ручной. Потоковый сканер с автоподатчиком будет необходим для сканирования основного массива документов. Такие сканеры стоят недешево, поэтому имеет смысл взять сканер в лизинг.

Ручной планшетный сканер нужен для сканирования ветхих и не расшитых документов. Сканирование таких документов требует определенного опыта. Даже если объемы архива невелики, для экономии времени стоит обратиться в архивную компанию, специалисты которой имеют большой опыт создания электронных архивов.

2. Подготовка к вводу данных

Электронный архив – это база данных архивных документов. Для поиска в электронном архиве необходимо сопоставить карточки базы данных и отсканированные образы документов. На данный момент не существует абсолютно точных систем распознавания графических изображений. Точность распознавания 90% не экономит время, т.к. проверка и исправление оставшихся 10% очень сложна.

Следовательно, для ввода данных в карточки поиска электронного архива необходимо задействовать людей. Операторы ввода данных Компании Столичный Архивист постоянно проходят курсы повышения квалификации. При сотрудничестве с нами создание электронного архива пройдет намного быстрее, чем при организации электронного архива собственными силами.

3. Верификация данных

Поскольку, как было сказано выше, ввод данных осуществляется человеком, неизбежны ошибки. При создании электронного архива мы используем многоступенчатую систему проверок, которая сводит ошибки в конечной базе данных практически до нуля.

Подведем некоторые итоги

Электронный архив создается людьми. При создании электронного архива опыт специалистов сканирования, операторов ввода данных, администраторов и руководящего состава значительно сокращает время. Безусловно, можно создать электронный архив и собственными силами, но труд. затраты будут не сопоставимы, а времени будет потрачено гораздо больше, чем при обращении в архивную компанию.