От губернских архивных хранилищ до электронного архива

Необходимость в хранении информации появилась одновременно с возможностью фиксировать информацию на бумаге. Таким образом, история архивного дела берет свое начало с появления письменности. Постепенно хранение особо важных документов становится все более систематизированным, устанавливаются сроки хранения  документов, появляются архивные хранилища. Историки не придерживаются единого  мнения по поводу «дня рождения» архивного дела, здесь все зависит от конкретной задачи исследований. 

Как это было в прошлом

Первые документы начали появляться в России в X веке. За сохранением этих документов следил ларник (от слова «ларь, ларец»), который может считаться первым архивариусом. Первая опись была составлена в 1288 году  и вошла в Ипатьевскую летопись. Появление системы государственных учреждений – приказов, значительно усовершенствовало ведомственное хранение документов. При каждом приказе (ведомстве) имелся архив, в котором хранились в надлежащем порядке все документы. Однако полноценные описи документов, хранившихся в архивах, не проводились, поэтому судить о хорошем развитии архивного дела нельзя. В это время еще не сложилось полноценного представления о необходимости архивного хранения, архивы часто переезжали с места на место, документы терялись. Имелись и случаи сознательного уничтожения документов. Естественно о каком-то подобии шредирования речь не идет, неугодные архивные документы попросту сжигались. Существовала также практика снятия копий с архивных документов. После уничтожения архива вследствие военных действий или пожара по этим копиям частично можно было восстановить ведомственный архив. 

16 июля 1712 года – очень важная дата в истории архивного хранения информации

В этот день было издано постановление о создании Московского сенатского архива с указаниями ведения реестров документов, составлениями описей. По сути, Московский сенатский архив является первым полноценным архивом организации. Далее стали создавать и другие архивы: уездные, губернские, ведомственные, архивы городского самоуправления. В XVIII-XIX веков росло количество исторических архивов, искались пути наилучшей систематизации и сохранения документации, устанавливались сроки хранения документов. 

Уничтожение документов

Выделение документов  к уничтожению официально впервые было предпринято в 1829 году. Николай I издал соответствующую резолюцию и, по сути, постановил провести первую в истории экспертизу ценности документов. В последующие несколько лет многие министерства разработали соответствующие инструкции, на основе которых документы хранились и уничтожались. 

В советское время также большое внимание уделялось архивному делу

Предложение по созданию единой государственной системы архивного дела было поддержано 1 июня 1918 года. Был создан Единый Государственный Архивный Фонд, а также орган государственного управления – Главное управление архивным делом. Пошел долгий процесс создания новых ведомственных и государственных архивов и реорганизации старых архивных предприятий. Таким образом, создавалась разветвленная сеть архивных учреждений, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны. 

В наше время

В 2004 году был издан федеральный закон «Об архивном деле в РФ». Этот закон регламентирует все тонкости архивного дела и делопроизводства, хранения документов, уничтожения документов, проведения экспертизы ценности документов. В настоящее время существует множество частных компаний, оказывающих  архивные услуги. Стоит заметить, что  «Столичный Архивист» является одной из крупнейших и успешных архивных организаций Москвы. Мы оказываем все услуги в области архивации документов. Отличительной чертой наших специалистов, является умение работать как с электронным архивом, так и с бумажным.  

Что ожидается в будущем

Было бы удивительно, если бы в век информационных технологий не произошло каких-то изменений в архивном деле. Основным таким изменением, безусловно, является электронный архив. Вкратце процесс создания электронного архива выглядит следующим образом: документы сканируются, создается база данных с системой поиска документов, потом графические образы отсканированных документов привязываются к карточкам поиска базы данных, проводится проверка введенных данных. Компания Столичный Архивист одна из первых поняла преимущества и возможности электронных архивов. Мы разработали решения для различных компаний и учреждений. Наши специалисты готовы создать электронный архив любой сложности. 

Предсказать будущее архивного дела не возьмется никто. Современный мир развивается настолько быстро, что любые предсказания могут стать несостоятельными в очень короткое время. Однако, как мне кажется, с появлением четкого законодательства электронной цифровой подписи бумажные документы могут отойти на второй план. Во-вторых, если будет создана совершенная система распознавания текста, процесс ввода данных в электронный архив будет сильно упрощен, что увеличит скорость создания электронного архива.