Организация учета документов архива

Организация учета документов архива — это не только необходимый по закону процесс, но и возможность значительно облегчить работу сотрудникам организации в дальнейшем.

Определенные цели организации учета документов архива:

Для чего же необходима организация учета документов архива? На этот вопрос существует несколько ответов:

• во-первых, организация учета документов архива просто необходима по закону; в соответствии с определенными нормативными актами, учет должен производиться в определенные сроки и быть документально зафиксирован;
• во-вторых, она дает возможность отслеживать физическое состояние документации, находящейся на хранении;
• в-третьих, она помогает установить истинное состояние дел в архиве и, тем самым, избежать возможности исчезновения бумаг;
• в-четвертых, при осуществлении такой процедуры, как организация учета документов архива, появляется возможность при необходимости переформировать дела по различным признакам;
• в-пятых, она позволяет своевременно выявить дела, срок хранения которых истек, и отправить их на утилизацию.

Все вышеперечисленное относится к правильному ведению архива и удобству его использования.

Зачем еще может быть необходим данный процесс?

Организация учета документов архива (с точки зрения законодательных норм, связанных с архивным хранением документов) направлена на установление или уточнение точного состава архивных дел и их количества. Во время учета каждая единица хранения отмечается в специальных учетных документах.

Результат учета архивных документов должен быть зафиксирован

Любое, даже самое незначительное изменение, должно сопровождаться записью в соответствующем акте. В случае нарушения данного правила в дальнейшем, при работе с архивом или при различных проверках, могут последовать негативные последствия.