Организация учета документов архива

Организация учета документов архива - это не только необходимый по закону процесс, но и возможность значительно облегчить работу сотрудникам организации в дальнейшем.

Определенные цели организации учета документов архива:

Для чего же необходима организация учета документов архива? На этот вопрос существует несколько ответов:

  • во-первых, организация учета документов архива просто необходима по закону; в соответствии с определенными нормативными актами, учет должен производиться в определенные сроки и быть документально зафиксирован;
  • во-вторых, она дает возможность отслеживать физическое состояние документации, находящейся на хранении;
  • в-третьих, она помогает установить истинное состояние дел в архиве и, тем самым, избежать возможности исчезновения бумаг;
  • в-четвертых, при осуществлении такой процедуры, как организация учета документов архива, появляется возможность при необходимости переформировать дела по различным признакам;
  • в-пятых, она позволяет своевременно выявить дела, срок хранения которых истек, и отправить их на утилизацию.

Все вышеперечисленное относится к правильному ведению архива и удобству его использования.

Зачем еще может быть необходим данный процесс?

Организация учета документов архива (с точки зрения законодательных норм, связанных с архивным хранением документов) направлена на установление или уточнение точного состава архивных дел и их количества. Во время учета каждая единица хранения отмечается в специальных учетных документах.

Результат учета архивных документов должен быть зафиксирован

Любое, даже самое незначительное изменение, должно сопровождаться записью в соответствующем акте. В случае нарушения данного правила в дальнейшем, при работе с архивом или при различных проверках, могут последовать негативные последствия.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее