Организация работы с документами с помощью сканирования и ведение электронного архива

Организация работы с документами — создание электронного архива профессионалами

В процессе своей деятельности любая компания сталкивается с такой задачей, как организация работы с документами, которые за годы существования фирмы накапливаются в большом количестве. Вся документация компании – это множество договоров, финансовых, кадровых и других документов, которые требуют правильного ведения и хранения. При этом они все имеют свой собственный срок хранения – в то время как некоторая документация подлежит архивному хранению или уничтожению, другая может еще на протяжении длительного времени требоваться для работы организации.

Преимущества электронного архива

Именно поэтому, для эффективного делопроизводства, необходимо создание электронного архива документов, которое позволит организовать и упорядочить работу с документацией. Подобная организация работы с документами позволит получить сразу несколько преимуществ:

• рассортировать документацию по степени важности, сроку хранения и другим необходимым параметрам;
• исключить риск утери документов;
• обеспечить быстрый доступ к необходимой документации;
• организовать удобное управление документами и многое другое.

Профессионализм при создании электронного архива

Однако выполнение этой задачи требует не только большого внимания и времени на организацию, но и профессионализма. Поручая создание электронного архива своим сотрудникам, руководитель компании должен учитывать, что это достаточно сложная задача, при выполнении которой необходимо строгое соблюдение множества нюансов, требований и норм, что гарантирует получение максимально качественного и эффективного результата.

Проблемы при выполнении создания архива

Выполнение такой работы непрофессионалами может привести ко множеству проблем, среди которых неправильная организация документов, их утеря и многое другое. Именно поэтому лучше всего такие задачи доверять профессионалам. Наша компания располагает всеми необходимыми ресурсами и навыками, которые позволяют оказывать профессиональные услуги по организации работы с документами, созданию электронного архива и его последующей поддержке.

Выполнение нами подобной работы происходит в несколько этапов:

• ПО – создание для компании необходимого программного обеспечения, которое позволяет создать максимально эффективное и удобное управление всей документацией фирмы. При этом предлагаемое нами ПО обеспечивает безопасность всех документов и исключает доступ к ним посторонних лиц.
• Железо – перевод документов в электронный вид происходит путем их сканирования и распознавания, для чего требуется соответствующее оборудование. Кроме того, электронный архив требует также и наличия специального места для хранения – серверы и другие системы, которыми мы обеспечиваем фирму при оказании услуг.
• Наполнение – отсканированные документы необходимо внести в электронный архив, для чего требуется много времени и внимания. Сотрудники нашей компании, благодаря наличию большого опыта и профессионализма, справляются с подобной задачей максимально быстро и грамотно.
• Поддержка – мы обеспечиваем дальнейшую техническую поддержу оборудования и электронного архива, что исключает возможность поломки элементов системы и обеспечивает эффективное функционирование архива на протяжении всего периода деятельности компании.

Организация работы с документами при помощи профессионалов – это гарантия создания качественного и профессионального электронного архива, который обеспечит удобное и грамотное управление документацией.