Организация работы архива

Любая организация, вне зависимости от её размеров, вынуждена хранить большое количество документов, созданных за весь период своей деятельности. Именно поэтому правильная организация работы архива компании является залогом её грамотного функционирования.

Обязанность сотрудников отдела делопроизводства

Организация работы архива является обязанностью сотрудников отдела делопроизводства, однако некоторые организации предпочитают создать отдельное структурное подразделение для этих целей.

Грамотная организация работы требует соблюдения определенных правил:

Во-первых, для качественного функционирования архива необходимо выделить под его расположение отдельную площадь, отвечающую нормам хранения документации.
Во-вторых, при создании архива фирмы начальник архива или лицо, его заменяющее, назначается на эту должность или снимается с неё приказом непосредственно руководителя организации.
В-третьих, при образовании архива необходимо придерживаться и полностью следовать законодательным нормам об архивном деле, принятым в Российской Федерации.

Организация работы архива должна соответствовать его рабочим целям

Документы в архив передаются по специальному графику, составляемому архивом и согласованному с руководством компании. При приеме дел в архив обязательно должен присутствовать руководитель архива и ответственный сотрудник структурного подразделения, сдающего данное дело. Архив рассчитан не только на хранение документов, но и на периодическое обращение к ним.

Правила выдачи документации сотрудникам организации

Именно поэтому отдельное внимание стоит уделить правилам выдачи документации работникам организации, других компаний и государственных органов. Любой документ должен выдаваться по специальному документу — «требованию». Выдача документа и срок возможного пользования им регистрируется в книге выдаче дел.