Организация архивного хранения документов в системе электронного документооборота

Организация архивного хранения документов в системе электронного документооборота — это часть работ по организации бизнес-процессов предприятия, рассчитанных на работу с документами. Система электронного документооборота предполагает полный цикл обработки документов от создания, управления доступом и передачи (распространения) документов до архивирования и хранения необходимых данных. Система электронного документооборота предназначена для систематизации, автоматизации и облегчения работы с документами предприятия, а также для обеспечения контроля над их потоками внутри компании.

Почему электронный архив лучше бумажного

В реальном «бумажном» архиве процесс передачи связан с физическим перемещением документов, то есть получением их из различных подразделений компании и размещением на хранение в специальном помещении. В электронном архиве всё несколько сложнее: речь идёт только о виртуальном перемещении документов в архивную категорию. Дело в том, что все данные хранятся на одном физическом носителе (как правило, связном массиве жестких дисков) и их выделение в архив происходит исключительно с точки зрения логики системы.

Хранение электронного архива

С другой стороны, организация архивного хранения документов в системе электронного документооборота может подразумевать процедуры выделения архивных данных на отдельный носитель, например, сохранение их на внешних накопителях, размещение на специальном узле сети или же запись на не перезаписываемые носители. Также возможно программное архивирование (в значении «уменьшение занимаемого размера на носителе и шифрование»), которое позволяет оптимизировать размещение документов за счёт освобождения дополнительных объёмов на жестких дисках.

Если архив насчитывает очень большое количество документов 

Речь идёт об организации архивного хранения документов в системе электронного документооборота таких компаний, которые работают именно с собственными базами данных, а не просто хранят их для того, чтобы соответствовать законодательству. Так, специализированные системы архивирования и физического разделения данных используются теле-радиокомпаниями, разного рода файловыми хостингами и другими IT-сервисами, вычислительными центрами и подобными компаниями, использующими очень большие объёмы данных в работе.

Для других организаций

Организация архивного хранения документов в обычной системе электронного документооборота предприятия, не связанного напрямую с IT-сферой подразумевает хранение на едином блоке носителей, а также периодическое архивирование (создание резервной копии) на другой носитель для обеспечения истории изменения и защиты данных.

Наша компания оказывает услуги по организации архивного хранения документов  как на бумажных носителях так и в системе электронного документооборота.