Организация архива проектной документации

Когда готовится ремонт, а особенно строительство, на проектной организации лежит колоссальная ответственность. Надо учесть климат, тип почвы, окружающую инфраструктуру, не говоря уже о требованиях к самому объекту. Тут нужно строжайшее соблюдение стандартов, ведь предстоит государственная экспертиза на соответствие проекта требованиям безопасности людей и окружающей среды.

А значит, архив проектной документации должен вестись безукоризненно. И не только чтобы вовремя получить разрешение на начало работ, а чтобы в будущем к организации не возникло претензий. При природных катаклизмах, стихийных бедствиях, причинивших ущерб, важно доказать: проектный институт сделал всё возможное, чтобы даже в форс-мажорных ситуациях объект пострадал минимально. Вот почему грамотная организация архива проектной документации жизненно важна.

Архив должен быть на бумаги

Хорошо наладить не только электронный архив в современными форматами файлов, но и традиционный бумажный. Вот несколько аргументов «за»:

1. Официальный статус. Многим документам, изначально созданным на компьютере, обязательно потребуется бумажная версия для подачи в утверждающие инстанции.
2. Универсальность. С течением времени цифровые форматы меняются, а однажды созданный бумажный архив хранится как есть. Несмотря на все современные способы защиты данных, перестраховаться всё же стоит.
3. Сроки хранения. Техническая документация имеет сроки хранение от 20 лет и выше.

Чтобы эффективно управлять бумажным архивом проектной документации, лучше систематизировать всё «от А до Я». Для этого формируют описи и ведут учёт документации, который создаётся и перемещается внутри организации либо вовне. Как и в случае с Электронным архивом, бумажный архив проектной документации может иметь разные уровни доступа. Данные о ходе будущего строительства/ремонта, оборудовании, материалах можно предоставлять ограниченно, в зависимости от должности и специализации сотрудника. Так вы избежите путаницы и соблюдёте субординацию.

Основные шаги по оранизации архива

• взять документы под учет;
• составить опись;
• систематизировать по стадиям проекта;
• создать страховой фонд;
• Обеспечить хранение.

Сегодня есть все возможности для грамотной организации архива проектной документации. Поставьте дело так, чтобы точно знать: важная информация защищена, каждый новый документ сразу находит своё место, а специалистам созданы все условия для плодотворной работы.