Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота – одна из самых приоритетных задач. Профессионально проведённая оптимизация документооборота во много раз повысит эффективность деятельности Вашей организации. Это произойдет благодаря тому, что сократится количество времени, затрачиваемое сотрудниками на работу с документами, сотрудники в свою очередь смогут работать более продуктивно, выполняя свои непосредственные обязанности. Хорошо продуманная оптимизация документооборота позволит распрощаться с «бумажной волокитой», прояснит путаницу с документами, значительно сократит расходы.

Оптимизация документооборота включает в себя несколько составляющих

Прежде всего, необходимо провести кропотливый анализ существующего документооборота в организации, начиная с составления документа и заканчивая его архивированием. Следующим шагом оптимизации документооборота станет экспертная проверка соответствия типовых шаблонов, бланков, документных форм ГОСТу и прочим требованиям и стандартам. После этого решаются вопросы о целесообразности ведения в организации тех или иных процессов документооборота, какие-то формы документов исключаются, какие-то заменяются новыми (зачастую в крупных организациях «крутятся» повторяющиеся или взаимоисключающие документы).

Но это еще не все

Далее следует структурировать и систематизировать всю документацию фирмы, создается архив. Пожалуй, самой важной составляющей оптимизации документооборота в современных реалиях.Также важным моментом оптимизации, является оцифровка документов длительного хранения и особо ценных.

Модернизация материально-технической базы

Кроме того, под понятие «оптимизация» попадает и совершенствование материально-технической базы: обновление персональных компьютеров сотрудников (в том числе их замена (в случае необходимости), установка соответствующего новым требованиям программного обеспечения), приобретение необходимой офисной техники.    

Обращайтесь к профессионалам

Из всего вышесказанного можно заключить, что оптимизация документооборота – кропотливый длительный процесс, который под силу выполнить только опытным специалистам.   

Однако результат не заставит себя ждать!