Номенклатура архивных дел

Латинское nomenclature обозначает «перечень имен», а цель создания номенклатуры архивных дел — закрепление структурной схемы фонда документов предприятия и принцип группирования документов в дела (что называется формированием дел и необходимо как для систематизации и учета, так и для сохранности и удобства поиска).

Классификационный справочник

Один из главных классификационных справочников, номенклатура архивных дел является важным плановым документом, поскольку содержит перечень заголовков дел для формирования и учета на перспективу, а также учетным документом из-за индексации дел и фиксации их количества.

Основание для описей и дел

Кстати, она является и основанием для описей и личных дел, и дел временного (более десятилетия), вечного хранения, актов о выделении части дел к утилизации. Важно знать, что составление номенклатуры обязательно для госорганов, их подразделений, муниципальных учреждений, чьи фонды обычно передается государственным либо муниципальным архивам.

Номенклатура подразделяется на образцовую, индивидуальную, типовую.

Типовая, подобно нормативу, определяет типовую структуру для дел организаций сходного профиля. Образцовая устанавливает рекомендательный состав дел для однопрофильных, но различающихся структурой предприятий. Оба вида разрабатываются специалистами головных ведомств (предприятий) для подведомственных и служат методическими руководствами для разработки индивидуальных (конкретных).

Помощь предприятиям в разработке номенклатуре архивных дел

Специалисты ООО «Столичный Архивист» готовы оказать методическую, практическую помощь предприятиям в разработке любого вида номенклатур архивных дел либо разработать их самостоятельно (на заказ), учитывая специфику отрасли и компании-заказчика. Эта процедура является одной из основополагающих для налаживания делопроизводства компании, потому ею нельзя пренебрегать.

Реквизиты номенклатуры архивных дел

Номенклатуре архивных дел полагается иметь реквизиты: наименование учреждения, название документа, гриф (виза) утверждения, номер (индекс), место составления, заглавие, текст (таблицу), подпись и гриф согласования. Каждое дело также индексируется (номер подразделения и порядкового номера, присвоенного делу в этом подразделении). Правильное оформление облегчает и работу с делами (даже при смене персонала), и дальнейшее архивирование фондов.