Хранение документов в электронном виде

Хранение документов в электронном виде предполагает несколько иную философию и логику, нежели размещение их в обычном «бумажном» хранилище. Для начала разберёмся, что же представляет собой хранение документов в электронном виде. Итак, мы знаем, что документооборот — это комплекс процессов, определённых ГОСТом Р 51141-98 по работе с документами в компании.

Документооборот обычно включает следующие процедуры:

• Приём документа;
• Его регистрацию;
• Рассылку;
• Контроль исполнения документа;
• Формирование дел на основе того или иного классификатора;
• Хранение документации;
• Повторное использование документации;
• Справочная работа различного профиля. 

Таким образом, электронное хранение документов  должно обеспечивать возможность реализации всех этих процессов. Электронный документооборот предполагает реализацию концепции «безбумажного делопроизводства», то есть создание такой информационной среды в компании, которая предполагает единый электронный механизм создания и реализации документов.

Что собой представляет электронный документ?

Это документ, созданный с помощью тех или иных средств компьютерной обработки данных. Электронный документ характеризуется форматом, возможностью записи на любые носители, а также возможностью подписи с помощью ЭЦП. Именно электронная цифровая подпись делает документ документом, а не просто информационным файлом. Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи ответственного лица и в дополнение — средство контроля целостности и подлинности электронного документа.

Машиночитаемый документ

Машиночитаемый документ, в свою очередь — это документ, который может быть считан с помощью компьютерной системы и записанный на тот или иной носитель в электронном виде.

Таким образом, хранение документов в электронном виде предполагает комплекс мер, предусматривающих не только их классификацию, обеспечение надёжности сохранения данных и целостность системы, но и программно-аппаратные решения (ЭЦП), превращающие информационные ресурсы в документы, обладающие реальной силой с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации. Также хранение документов в электронном виде предполагает ряд мер для оптимизации рабочих процессов, то есть программно-аппаратное внедрение системы документооборота.

Любая организации, необходимо вести документацию

Чем о более крупной компании идет речь, тем более крупным будет документооборот, тем больше будет документов, подлежащих хранению в архиве. И тем привлекательнее выглядит возможность создание электронного архива. Долгое время российские предприятия, организации, фирмы хранили (а некоторые продолжают хранить до сих пор) документацию в электронном виде. Однако в последнее время, в виду того, что хранение бухгалтерских документов в электронном виде имеет массу преимуществ, все больше компаний с каждым годом планируют оцифровать архив.

Использование бумажного архива неудобно и нецелесообразно:

Хранение документов в электронном виде выглядит в этом плане более привлекательно. Во-первых, на поиск документа в бумажном архиве приходится затрачивать массу времени. Если же один и тот же документ вдруг становится нужен сразу нескольким сотрудникам, приходится делать его копию. Кроме того, бумажные архивы очень хрупки — частое обращение к бумажным документам приводит к повреждению документов. Нередко случаются и потери, когда документ после использования по ошибке отправляется в другое место. Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде (равно как и любых других документов) лишено всех этих недостатков — вы всегда сможете быстро найти нужный документ, при необходимости его распечатать и использовать. 

Обращайтесь к профессионалам

Определившись с тем, что хранение документов в электронном виде для вас является наиболее целесообразным, стоит определиться с тем, кто именно будет оцифровывать архив, а также с тем, где впоследствии будет осуществляться хранение бухгалтерских документов в электронном виде. И в том, и в другом случае разумнее довериться профессионалам. Обращение в архивную компанию «Столичный Архивист» позволит вам обеспечить быструю, профессиональную оцифровку, и грамотное, надежное хранение документов в электронном виде. 

Стоит осветить и финансовую сторону вопроса

Хранение документов в электронном виде в архивной компании, разумеется, не будет бесплатным. К сожалению, многие компании, фирмы пытаются сэкономить на услугах профессионалов… и в результате сталкиваются с необходимостью больших трат. Потеря или порча важных документов может вести к достаточно большим штрафным санкциям, как впрочем и любые другие нарушения в области документооборота. Если вы уверены, что эти напасти обойдут вас стороной, стоит подумать о том, в какую сумму вам обойдется аренда помещения для хранения архива. А ведь это помещение можно использовать и более эффективно.

Отдельно стоит отметить

Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде существенно облегчает процесс наиболее рационального использования документации — сэкономленное на поиске определенного документа время сотрудники вашей компании смогут потратить более эффективно, на решение целевых задач вашего бизнеса.

Почему мы?

Если вы не хотите отвлекаться от своего бизнеса на решение сопутствующих задач, если хотите обеспечить правильное, соответствующее законодательству РФ хранение документов в электронном виде, обращайтесь в архивную компанию «Столичный Архивист» — мы быстро отсканируем все документы, рассортируем и обеспечим надежное их хранение.