Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Хранение и списание бухгалтерских документов

Место хранения бухгалтерских документов определяется владельцами компании самостоятельно: как правило, это либо собственный офис организации (или другое принадлежащее ей помещение), либо хранилище специализированной архивной компании.

Хранение документов во внешних компаниях

Зачастую хранение документов во внешних организациях (депозитарное хранение) более удобно, выгодно и безопасно, нежели хранение на своих территориях и в помещениях. Единственное исключение касается документов акционерных обществ: к примеру, годовые отчёты и устав должны храниться именно в здании, соответствующем адресу расположения исполнительного органа.

Хранение документов в электронном виде

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде разрешена статьями 9 и 10 закона о бухучёте и статьей №314 НК РФ. Однако не всё так просто, как может показаться на первый взгляд: для организации электронного хранения бухгалтерских документов необходимо иметь электронную подпись, с юридической точки зрения равнозначную собственноручной подписи на обычных бумажных документах.

Основные виды документов, подлежащих списанию:

  • счета;
  • акты;
  • накладные;
  • договора.

Списание бухгалтерских документов оформляется актом

В акте на списание бухгалтерских документов не требуется перечислять реквизиты все документов (пункт 2.4.5 правил работы архивов компаний). Существует унифицированная форма о списании документов, в которой можно размещать единичную запись для группы документов одного типа (например, для всех счетов-фактур).

Следующий этап - уничтожение

Передача бумаг подтверждается соответствующей накладной, а погрузка и вывоз контролируются сотрудника, отвечающего за данные документы. Факт уничтожения подтверждается ещё одним пакетом бумаг, получение которого завершает процедуру списания бухгалтерских документов. Обращаем ваше внимание на тот факт, что нельзя просто выбросить бухгалтерские бумаги: этим вы нарушите ТК РФ, явно утверждающее, что работодатель обязан предоставлять защиту персональных данных своих служащих.

Сжигать документы категорически запрещено

Несанкционированное сжигание - это грубое нарушение экологического законодательства, штраф за которое может составить значительную сумму. Таким образом, наиболее удобная форма списания бухгалтерских документов - это передача их в архивную компанию, предоставляющую услуги по конфиденциальному уничтожению.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее