Организация правильного хранения и списания бухгалтерских документов

Место хранения бухгалтерских документов определяется владельцами компании самостоятельно: как правило, это либо собственный офис организации (или другое принадлежащее ей помещение), либо хранилище специализированной архивной компании.

Хранение документов во внешних компаниях

Зачастую хранение документов во внешних организациях (депозитарное хранение) более удобно, выгодно и безопасно, нежели хранение на своих территориях и в помещениях. Единственное исключение касается документов акционерных обществ: к примеру, годовые отчёты и устав должны храниться именно в здании, соответствующем адресу расположения исполнительного органа.

Хранение документов в электронном виде

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде разрешена статьями 9 и 10 закона о бухучёте и статьей №314 НК РФ. Однако не всё так просто, как может показаться на первый взгляд: для организации электронного хранения бухгалтерских документов необходимо иметь электронную подпись, с юридической точки зрения равнозначную собственноручной подписи на обычных бумажных документах.

Основные виды документов, подлежащих списанию:

  • счета;
  • акты;
  • накладные;
  • договора.

Списание бухгалтерских документов оформляется актом

В акте на списание бухгалтерских документов не требуется перечислять реквизиты все документов (пункт 2.4.5 правил работы архивов компаний). Существует унифицированная форма о списании документов, в которой можно размещать единичную запись для группы документов одного типа (например, для всех счетов-фактур).

Следующий этап - уничтожение

Передача бумаг подтверждается соответствующей накладной, а погрузка и вывоз контролируются сотрудника, отвечающего за данные документы. Факт уничтожения подтверждается ещё одним пакетом бумаг, получение которого завершает процедуру списания бухгалтерских документов. Обращаем ваше внимание на тот факт, что нельзя просто выбросить бухгалтерские бумаги: этим вы нарушите ТК РФ, явно утверждающее, что работодатель обязан предоставлять защиту персональных данных своих служащих.

Сжигать документы категорически запрещено

Несанкционированное сжигание - это грубое нарушение экологического законодательства, штраф за которое может составить значительную сумму. Таким образом, наиболее удобная форма списания бухгалтерских документов - это передача их в архивную компанию, предоставляющую услуги по конфиденциальному уничтожению.

       Калькулятор стоимости архивных услуг