Хранение электронных документов

Любая компания сталкивается с проблемой оформления и хранения архива. Сегодня многие компании предпочитают сохранять архив не только в бумажном, но и в электронном варианте, это не только избавляет от содержания отдельного помещения для хранения бумажных документов, но и значительно облегчает поиск нужной информации.

Наша компания предоставляет весь спектр услуг по переводу документов в электронный вид, систематизацию архива, а также предоставляет хранение электронных документов. Воспользоваться электронным архивом значительно легче, и работа с документами проходит быстрее, чем с привычным бумажным архивом. При переводе бумажного архива в электронный вариант не обойтись без помощи профессионалов.

Мы работаем в области предоставления подобных услуг длительное время

Не только постоянно совершенствуя свои навыки и знания, но и внедряя в работу современные технологии и программы, чтобы сделать такой переход максимально комфортным и впоследствии доступным и удобным для пользователей.

Процесс перевода бумажного архива в электронный вариант сложный и трудоемкий. Чтобы сделать переход максимально комфортным и быстрым, мы предлагаем услуги специалистов, которые помогут не только систематизировать документы по степени их важности и необходимости, но и, благодаря многолетнему опыту и высокой квалификации, проведут все подготовительные работы в краткие сроки. Ведь при оформлении электронного архива важна любая информация, чтобы работа с ним была эффективной и удобной.

Наша организация «Столичный Архивист» предлагает услуги для хранения электронных документов. Специалисты компании осуществляют не только установку и настройку программ, но и подберут для Вас правильные варианты хранения электронных документов.

Варианты хранения

1) хранение электронных документов на серверах заказчика;

2) на серверах исполнителя;

3) на съемных носителях;

4) облачное хранение.

Основные принципы электронного хранения

Правильный процесс электронного хранения документов подразумевает несколько общих принципов, зачастую оказывающихся далеко не очевидными при первом приближении. Тем не менее, электронное хранение документов в больших базах подразумевает соблюдение всех указанных принципов, напрямую влияющих на эффективность работы организации.

Принципы, напрямую влияющих на эффективность работы организации:

• Регистрация любого документа в процессе электронного хранения производится только один раз. Данная регистрация позволяет совершенно однозначно идентифицировать документ в любой версии и инсталляции системы. Таким образом, база данных может не зависеть от оболочки и позволять мигрировать с младшей версии системы на более старшую или же масштабировать комплекс в любых пределах.
• Система электронного хранения документов  должна обеспечивать параллельность выполнения операций, что сокращает время обработки документов и позволяет повысить скорость их обработки и исполнения. 
• В системе электронного хранения документов действует принцип непрерывности движения, то есть возможности идентификации ответственного за работу над документом (исполнение задачи) в любой момент, а также чётко определять сферы ответственности персонала и очерчивать круг задач конкретных исполнителей. Подобная схема позволяет эффективно проводить контроль и более продуманно организовывать рабочие процессы.
• Электронное хранение документов предполагает наличие единой (или распределённой консолидированной) базы данных документов, позволяющей исключить любое дублирование и расхождение версий документов. 
• Электронное хранение документов требует наличия подсистемы поиска, дающая возможность находить документ по минимальным данным.
• Система статистики и формирования отчётов, реализованная на основе системы электронного хранения документов (или же выполненная в качестве подсистемы) позволяет создавать отчётность по различным атрибутам бумаг, а также контролировать точные процессы документооборота и на основании совокупности данных принимать верные управленческие решения.

Как видите, электронное хранение документов позволяет не только оптимизировать бизнес-процессы, уменьшить количество обработки бумажных документов, но и получить принципиально новые преимущества, характерные только для электронных систем.