Каталогизация документов - одна из важнейших частей работы с любыми информационными системами. Основный смысл каталогизации быстро найти документ. Для того чтоб этот процесс был сделан правильно необходимо для себя понять:
-
Куда вносить данные.
-
Что вносить.
-
Кто будет это делать.
Основа-это метаданные документа
Метаданные - это информация, по которой будет искаться документ, она неразрывно с ним связана. В качестве примеров метаданных, используемых для каталогизации информации можно привести даты занесения в хранилища архива, идентификационные отметки пользователей, проводящих работы с документами, внешние описания о документах. Метаданные представляют собой статичную структуру, которая служит основой для построения динамических структур связок между информационными единицами. Современные архивные системы устроены таким образом, чтобы автоматически заполнять метаданные или же запрашивать необходимые у пользователя.
Про что не стоит забывать
Каталогизация документов обеспечивается не только логической структурой размещения документов, но и их физическими хранилищами. Хранилище должно обеспечивать полную сохранность информации, миграцию носителей и контроль целостности данных. Пример ошибки хранения - это размещения частей электронного документа на разных физических носителях (что не обеспечивает целостность его структуры) и подобно размещению листов одного дела в разных помещениях.
Начинайте с простого
Создайте шаблон с полями и введите 10 позиций, тогда вы сможете понять скорость работ и удобство пользования каталогом.