Каталогизация документов: основные параметры создания информационной структуры

Каталогизация документов — одна из важнейших частей работы с любыми информационными системами. Основный смысл каталогизации быстро найти документ. Для того чтоб этот процесс был сделан правильно необходимо для себя понять:

1. Куда вносить данные.
2. Что вносить.
3. Кто будет это делать.

Основа-это метаданные документа

Метаданные — это информация, по которой будет искаться документ, она неразрывно с ним связана. В качестве примеров метаданных, используемых для каталогизации информации можно привести даты занесения в хранилища архива, идентификационные отметки пользователей, проводящих работы с документами, внешние описания о документах. Метаданные представляют собой статичную структуру, которая служит основой для построения динамических структур связок между информационными единицами. Современные архивные системы устроены таким образом, чтобы автоматически заполнять метаданные или же запрашивать необходимые у пользователя.

Про что не стоит забывать

Каталогизация документов обеспечивается не только логической структурой размещения документов, но и их физическими хранилищами. Хранилище должно обеспечивать полную сохранность информации, миграцию носителей и контроль целостности данных. Пример ошибки хранения — это размещения частей электронного документа на разных физических носителях (что не обеспечивает целостность его структуры) и подобно размещению листов одного дела в разных помещениях.

Начинайте с простого

Создайте шаблон с полями и введите 10 позиций, тогда вы сможете понять скорость работ и удобство пользования каталогом.