Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Каталогизация документов: основные параметры создания информационной структуры

Каталогизация документов - одна из важнейших частей работы с любыми информационными системами. Основный смысл каталогизации быстро найти документ. Для того чтоб этот процесс был сделан правильно необходимо для себя понять:

  1. Куда вносить данные.

  2. Что вносить.

  3. Кто будет это делать.

Основа-это метаданные документа

Метаданные - это информация, по которой будет искаться документ, она неразрывно с ним связана. В качестве примеров метаданных, используемых для каталогизации информации можно привести даты занесения в хранилища архива, идентификационные отметки пользователей, проводящих работы с документами, внешние описания о документах. Метаданные представляют собой статичную структуру, которая служит основой для построения динамических структур связок между информационными единицами. Современные архивные системы устроены таким образом, чтобы автоматически заполнять метаданные или же запрашивать необходимые у пользователя.

Каталогизация документов от "Столичный Архивист"

Про что не стоит забывать

Каталогизация документов обеспечивается не только логической структурой размещения документов, но и их физическими хранилищами. Хранилище должно обеспечивать полную сохранность информации, миграцию носителей и контроль целостности данных. Пример ошибки хранения - это размещения частей электронного документа на разных физических носителях (что не обеспечивает целостность его структуры) и подобно размещению листов одного дела в разных помещениях.

Начинайте с простого

Создайте шаблон с полями и введите 10 позиций, тогда вы сможете понять скорость работ и удобство пользования каталогом.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее