Какие программы используют для систематизации документов?

В деятельности каждого предприятия нередки ситуации, требующие обращения к уже исполненной документации. В таких случаях важно как можно быстрее найти необходимый документ, будь то договор, финансовый отчет или деловая переписка. В свою очередь, оперативность доступа к нужной информации напрямую зависит от того, насколько грамотно выполнена систематизация документов.

Выполнение систематизации документов

В ходе систематизации имеющаяся документная информации распределяется по различным признакам сходства или родства. При этом папки с документами упорядочиваются в той или иной последовательности, образуя определенную номенклатуру дел. За основу для классификации могут быть взяты такие критерии, как вид документа, сроки действия и некоторые другие признаки.

Два вопроса, которые часто задают:

• Как создать номенклатуру дел?
• Какие программы используют для систематизации документов?

Такие вопросы неизбежно встают перед каждым, кто попытается осуществить систематизацию документов самостоятельно.

Лучше обратиться к профессионалам

Существует простой способ избавить себя от дополнительных хлопот, и этот способ — обращение к профессионалам. Наша компания оказывает услуги по систематизации документов предприятиям и организациям любой сферы деятельности. Большой опыт работы позволяет нам быстро и качественно выполнять самые сложные задачи по упорядочиванию как бумажных, так и электронных документов.

Работы по систематизации проводятся в несколько этапов

Сначала документы комплектуются в дела в соответствии с принятыми на предприятии критериями классификации. Распределение может производиться в зависимости от типа, вида, категории документов или в хронологическом порядке. Каждое дело снабжается заголовком, четко отражающим состав и содержание включаемой в него документации.

Комплексная систематизация

Широко востребованной является также комплексная систематизация, при которой для упорядочивания документов используется одновременно несколько критериев. В ходе комплексной систематизации все документы упорядочиваются по годам, затем внутри каждого года — по типам, видам или категориям, после чего выполняется их окончательное упорядочивание по датам или месяцам.

Составление описи

К делам и группам дел составляются описи, содержащие перечень включенных в них документов. Каждому делу присваивается индекс — его порядковый номер по номенклатуре. Для повышения качества работы и сокращения ее сроков мы широко применяем соответствующее программное обеспечения. Какие программы используют для систематизации документов? На этот и другие вопросы вам всегда с готовностью ответят наши специалисты.

Обращайтесь к профессионалам

Классифицирование документов и другие действия по их систематизации — сложный процесс, требующий специальных знаний и навыков. Обратитесь в нашу компанию, и мы гарантируем, что затраты на систематизацию уже за считанные месяцы окупятся в несколько раз.