Как правильно уничтожить документы

Если Ваше предприятие основано не вчера, а действует уже несколько лет, перед Вами неизбежно встанет вопрос: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения? Казалось бы, всё просто – измельчить, сжечь или сдать на вторсырьё. Не спорим.

Отбор документов для уничтожения

Но всё же главная проблема – не как уничтожить документы, а как грамотно отобрать из общей массы бумаг только те, что устарели. Чтобы потом спокойно держать ответ перед проверяющим инспектором, будучи уверенным, что он не потребует предъявить одну из безвозвратно утерянных бумаг. Так как же безошибочно отобрать и как правильно уничтожить документы?

Формирование комиссии экспертов

Для этого формируется комиссия экспертов. В неё могут входить начальники отделов и сам директор компании, но главное – чтобы в её составе был квалифицированный архивист. Во-первых, этот специалист определит, какие именно бумаги считаются устаревшими по законодательству РФ. Во-вторых, он тщательно просмотрит все документы перед утилизацией. А в-третьих – решит, как именно уничтожить документы с истекшими сроками хранения.

Просмотр документов

Ещё раз подчеркнём: перед тем, как уничтожить документы, их нужно просматривать постранично. Этим правилом часто пренебрегают, ведь бумаг скапливается так много, что возникает соблазн не заглядывать в каждую папку, а уничтожить всё сразу. Однако этого делать не стоит. Ведь рядом могут лежать документы с совершенно разными сроками хранения.

Нормативы хранения документов

Приведём лишь несколько примеров, как сложно бывает уничтожить бухгалтерские документы и не попасть при этом впросак. Согласно нормативам РФ, счёт-фактура хранится минимум 4 года с момента последнего использования. А товарная накладная – минимум 5 лет. Но не с момента её использования в документообороте, а с момента её фиксации в отчётах. Эти документы – счёт и накладная – могут соседствовать друг с другом, при этом сроки хранения у них, как видим, разнятся. Но и это ещё не всё.

Ряд исключений при уничтожении бухгалтерских документов

Перед тем, как уничтожить бухгалтерские документы, надо ознакомиться с целым рядом исключений:

  • счёт-фактура получен позже, чем сам товар и накладная на него;
  • приобретённое сырьё или стройматериалы отправлены в производство годом позже, чем Вы получили их от поставщика;
  • Вы получили товар, но оплатили его не сразу, а по задолженности и т.д.

Утилизация документов – одно из направлений нашей работы

Во всех этих случаях сроки хранения бумаг отодвигаются. И все эти исключения нужно учесть перед тем, как уничтожить бухгалтерские документы. Кто же способен охватить все подобные нюансы, кроме опытного архивиста? Утилизация документов – одно из направлений нашей работы. Мы знаем, как правильно уничтожить документы и как сопроводить утилизацию специальным актом. Архивисты СА просмотрят все дела постранично, а при необходимости – отсканируют важные для Вас бумаги. А чтобы гарантировать конфиденциальность, мы утилизируем документы с истекшими сроками хранения в присутствии представителя Вашей фирмы.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную  почту: info@mosarchiv.ru

       Калькулятор стоимости архивных услуг