Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Как сократить расходы на архив?

Создание архива необходимо всем компаниям, вне зависимости от формы организационной деятельности. При этом важно учитывать расходы на архив, так как в большинстве случаев это требует значительных затрат.

Однако есть способы сократить расходы на архив, если грамотно подойти к этому вопросу.

Передача архивных дел на хранение в аутсорсинговую компанию

Это основной и самый действенный способ. Дело в том, что создание и содержание архива на территории компании требует не только материальных, но и трудовых затрат:

  • бумажный архив должен помещаться в большом пространстве, правильно организованном для хранения бумаг, с подходящим микроклиматом;
  • электронный архив требует закупки и размещения серверов, программного обеспечения и оборудования для обработки документации;
  • любой формат архива должен обрабатываться одним или несколькими сотрудниками компании (как правило, это отдельные позиции в штате или бухгалтера компании, что потребует повышения ставки заработной платы);
  • требуется время, техника, все необходимые расходные материалы на обработку как бумажных, так и электронных документов.

Всё это — большие затраты, которые можно исключить, поручив работу сторонней организации. В этом случае Вы платите только за услуги организации. Так Вы сэкономите на приобретении оборудования и всего необходимого для обслуживания архива.

Создание электронного архива вместо бумажного

Бумажный архив требует немалого пространства. И эта потребность увеличивается по мере деятельности и развития организации. Плюс внутри помещения должны быть соблюдены требования по влажности и температуре воздуха, чтобы бумага не разрушалась.

Фактическое хранение также требует специальной систематизации. Для этого документы подшиваются в дела по папкам и помещаются в соответствующий отдел архива. Со временем для этой работы может понадобиться отдельный сотрудник - архивариус.

Создание электронного архива, как минимум, сократит расходы на аренду помещения и затраты на его содержание. Плюс — отпадает необходимость в найме архивного специалиста.

Своевременное проведение экспертизы бумаг

Все документы имеют свой срок хранения, лишь малая часть может быть уничтожена после выхода из документооборота. В этом случае регулярный анализ ценности поможет своевременно и на законных основаниях утилизировать ненужные документы, которые только занимают место в архиве.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее