Как сократить расходы на архив?

Создание архива необходимо всем компаниям, вне зависимости от формы организационной деятельности. При этом важно учитывать расходы на архив, так как в большинстве случаев это требует значительных затрат.

Однако есть способы сократить расходы на архив, если грамотно подойти к этому вопросу.

Передача архивных дел на хранение в аутсорсинговую компанию

Это основной и самый действенный способ. Дело в том, что создание и содержание архива на территории компании требует не только материальных, но и трудовых затрат:

• бумажный архив должен помещаться в большом пространстве, правильно организованном для хранения бумаг, с подходящим микроклиматом;
• электронный архив требует закупки и размещения серверов, программного обеспечения и оборудования для обработки документации;
• любой формат архива должен обрабатываться одним или несколькими сотрудниками компании (как правило, это отдельные позиции в штате или бухгалтера компании, что потребует повышения ставки заработной платы);
• требуется время, техника, все необходимые расходные материалы на обработку как бумажных, так и электронных документов.

Всё это — большие затраты, которые можно исключить, поручив работу сторонней организации. В этом случае Вы платите только за услуги организации. Так Вы сэкономите на приобретении оборудования и всего необходимого для обслуживания архива.

Создание электронного архива вместо бумажного

Бумажный архив требует немалого пространства. И эта потребность увеличивается по мере деятельности и развития организации. Плюс внутри помещения должны быть соблюдены требования по влажности и температуре воздуха, чтобы бумага не разрушалась.

Фактическое хранение также требует специальной систематизации. Для этого документы подшиваются в дела по папкам и помещаются в соответствующий отдел архива. Со временем для этой работы может понадобиться отдельный сотрудник — архивариус.

Создание электронного архива, как минимум, сократит расходы на аренду помещения и затраты на его содержание. Плюс — отпадает необходимость в найме архивного специалиста.

Своевременное проведение экспертизы бумаг

Все документы имеют свой срок хранения, лишь малая часть может быть уничтожена после выхода из документооборота. В этом случае регулярный анализ ценности поможет своевременно и на законных основаниях утилизировать ненужные документы, которые только занимают место в архиве.