Как сдать документы в архив на хранение

Жизненный цикл любого документа предприятия завершается в архиве. Передача документов на хранение в архив осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Притом, если документы не оформлены как должно, сотрудники архива могут отказать в приёме документов на хранение. Главная задача у принимающего архива всегда одна сохранить информацию

Этапы передачи документов на хранение

  • Экспертиза ценности документов. Во время проведения экспертизы вся документация анализируется, и на уничтожение отбираются документы, не представляющие ценности. Также по возможности устраняются допущенные при хранении документов ошибки.
  • Составление описей. Архивная опись – это структурирование подлежащих хранению документов, что позволяет работникам архива мгновенно сориентироваться и найти понадобившийся документ. Без архивной описи сдать документы на хранение нельзя.
  • Брошюровка. Документы, подлежащие хранению, переплетают — брошюруют. Переплетённые бумаги легче хранить и в них проще ориентироваться, они занимают меньше места, что немаловажно.
  • Передача на хранение. Документы передаются в архив по ранее составленной описи, притом в особо ценных из них проверяется количество листов, и ставится об этом отметка.

Куда сдать документы на хранение и куда:

  • Ведомственный архив. Чаще всего это структурное подразделение организации, непосредственно ей подчинённое. Во вневедомственном архиве документы находятся до тех пор, пока не придёт время передать их на государственное хранение.
  • Государственный архив. Если документы передаются в государственный архив впервые, то на архивный фонд компании составляется историческая справка. С каждой следующей передачей в эту справку вносятся изменения и уточнения по функциям, структуре и состоянию документов. В архивной описи делают отметку о приёме документов в архив, а сам факт фиксируется в акте приёма-передачи.
  • Коммерческий архив.  Используется как временное хранение документов по принципу ответственного хранение

Куда сдать документы при ликвидации компании 

Когда предприятие ликвидируется, документы могут быть переданы в государственный архив или непосредственно правопреемнику. В архив передают кадровые документы, срок хранения которых — 75 и 50 лет, и документы длительного срока хранения — они служат основанием при выдаче справок.

Обращайтесь

Используйте профессиональный опыт наших сотрудников, а именно:

  • проконсультируем и дадим дельный совет;
  • проведём утилизацию документов, срок хранения которых истёк;
  • произведём брошюровку;
  • систематизируем архивные описи и проведём экспертизу документации;
  • сдадим архив «под ключ».

По всем вопросам, касающимся сдачи документов на хранение в архив, звоните по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования. Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности