Инвентаризация архива

Инвентаризация архива — это комплекс работ, которые направляются на создание инвентаризационных описей на документы и дела. На практике инвентаризация архива проводится в отношении документов оперативного сроках хранения, реже — для дел временного или постоянного срока хранения. Инвентаризация дел длительных сроков хранения выполняется не для создания учётных документов для обеспечения работы справочного аппарата, а для уточнения наличия и состава документов в архиве.

Совокупность инвентаризационных описей и дел с документами, сгруппированных по классифицирующим признака и составляет справочный аппарат.

Инвентаризация архива может выполняться в следующих случаях:

  • Для оценки состава и характера дел перед формированием структуры архива;
  • Для проверки соответствия записей о наличии документов и их фактического наличия;
  • Для оценки состояния архива и учёта утерянных документов после чрезвычайных ситуаций, аварий и других ситуаций, вызывающих повреждения архивного фонда без точной возможности оцени повреждений.
  • Инвентаризация архива может проводиться во время слияния, поглощения или передачи фондов для контроля наличия физических носителей.

Инвентаризация электронного архива обычно включает учёт физических носителей и проверку логической целостности документов на них. Как правило, развитые электронные архивы обладают собственными инструментами инвентаризации.

Виды инвентаризации архива документов:

  • Выборочно, то есть в локальных частях хранилища или же по конкретному типу документов.
  • По основным фондам — для оценки состоянии основных фондов на момент проведения процедуры.
  • Периодически — используется в качестве средства контроля в фондах, имеющим важное значение.

Различают также полную и частичную инвентаризацию архива в зависимости от масштабов процедуры

В результате инвентаризации архива документов может быть обнаружена пропажа документов, что требует соответствующих мер и документального оформления — от обращения в органы внутренних дел для розыска носителей до составления акта не нахождения документов.

Наши услуги

Оцифровка и сканирование документов
Оцифровка и сканирование Оставить заявку Подробнее
Архивация документов
Архивация документов Оставить заявку Подробнее
Уничтожение и списание документов
Уничтожение документов Оставить заявку Подробнее
Сдача документов при ликвидации
Сдача документов
в архив
Оставить заявку Подробнее

    Оставить заявку на архивные услуги

    Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

    Полезная информация

    Сшить документы: просто и эффективно Сшить документы – значит, уменьшить их объём при хранении Подробнее
    Школьники Кирова создают цифровой архив сведений об участниках ВОВ Ученики уже начали создавать оцифровку архивов и сканирование документов Подробнее
    ООО "ДРОФА-МЕДИА" Отзыв вы можете посмотреть здесь http://mosarchiv.ru/uat/ Подробнее
    Электронный архив первички, что это и с чем едят? Электронный архив первички, что это и с чем едят? Подробнее
    Что такое положение об электронном архиве организации? Что такое положение об электронном архиве организации? Подробнее