Инвентаризация архива
Инвентаризация архива — это комплекс работ, которые направляются на создание инвентаризационных описей на документы и дела. На практике инвентаризация архива проводится в отношении документов оперативного сроках хранения, реже — для дел временного или постоянного срока хранения. Инвентаризация дел длительных сроков хранения выполняется не для создания учётных документов для обеспечения работы справочного аппарата, а для уточнения наличия и состава документов в архиве.
Совокупность инвентаризационных описей и дел с документами, сгруппированных по классифицирующим признака и составляет справочный аппарат.
Инвентаризация архива может выполняться в следующих случаях:
- Для оценки состава и характера дел перед формированием структуры архива;
- Для проверки соответствия записей о наличии документов и их фактического наличия;
- Для оценки состояния архива и учёта утерянных документов после чрезвычайных ситуаций, аварий и других ситуаций, вызывающих повреждения архивного фонда без точной возможности оцени повреждений.
- Инвентаризация архива может проводиться во время слияния, поглощения или передачи фондов для контроля наличия физических носителей.
Инвентаризация электронного архива обычно включает учёт физических носителей и проверку логической целостности документов на них. Как правило, развитые электронные архивы обладают собственными инструментами инвентаризации.
Виды инвентаризации архива документов:
- Выборочно, то есть в локальных частях хранилища или же по конкретному типу документов.
- По основным фондам — для оценки состоянии основных фондов на момент проведения процедуры.
- Периодически — используется в качестве средства контроля в фондах, имеющим важное значение.
Различают также полную и частичную инвентаризацию архива в зависимости от масштабов процедуры
В результате инвентаризации архива документов может быть обнаружена пропажа документов, что требует соответствующих мер и документального оформления — от обращения в органы внутренних дел для розыска носителей до составления акта не нахождения документов.