Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Инвентаризация архива

Инвентаризация архива - это комплекс работ, которые направляются на создание инвентаризационных описей на документы и дела. На практике инвентаризация архива проводится в отношении документов оперативного сроках хранения, реже - для дел временного или постоянного срока хранения. Инвентаризация дел длительных сроков хранения выполняется не для создания учётных документов для обеспечения работы справочного аппарата, а для уточнения наличия и состава документов в архиве.

Совокупность инвентаризационных описей и дел с документами, сгруппированных по классифицирующим признака и составляет справочный аппарат.

Инвентаризация архива может выполняться в следующих случаях:

  • Для оценки состава и характера дел перед формированием структуры архива;
  • Для проверки соответствия записей о наличии документов и их фактического наличия;
  • Для оценки состояния архива и учёта утерянных документов после чрезвычайных ситуаций, аварий и других ситуаций, вызывающих повреждения архивного фонда без точной возможности оцени повреждений.
  • Инвентаризация архива может проводиться во время слияния, поглощения или передачи фондов для контроля наличия физических носителей.

Инвентаризация электронного архива обычно включает учёт физических носителей и проверку логической целостности документов на них. Как правило, развитые электронные архивы обладают собственными инструментами инвентаризации.

Виды инвентаризации архива документов:

  • Выборочно, то есть в локальных частях хранилища или же по конкретному типу документов.
  • По основным фондам - для оценки состоянии основных фондов на момент проведения процедуры.
  • Периодически - используется в качестве средства контроля в фондах, имеющим важное значение.

Различают также полную и частичную инвентаризацию архива в зависимости от масштабов процедуры

В результате инвентаризации архива документов может быть обнаружена пропажа документов, что требует соответствующих мер и документального оформления - от обращения в органы внутренних дел для розыска носителей до составления акта не нахождения документов.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее