Грамотное сканирование документов

Сканирование документов и создание электронного архива могут занять у Вас длительное время, но, поверьте, это того стоит! Ведь грамотное сканирование позволяет пользоваться документами в электронном виде, а для бумажных носителей предусмотреть внеофисное хранение документов. Представьте, сколько офисного пространства Вы могли бы сэкономить!

Сканирование документов и создание электронного архива подразумевает три шага:

Шаг 1. Подготовка.

Cканирование документов одного размера и в хорошем состоянии  можно воспользоваться автоматическим устройством подачи документов. Кроме того, использование этого устройства при двусторонней печати поможет Вам существенно сэкономить время при сканировании документов.

Обязательно удалите все скобы и скрепки, разгладьте все загибы и складки на документах, чтобы избежать замятия бумаги в процессе сканирования.

Сканирование документов нестандартного размера нужно сканировать вручную.

Шаг 2. Выбор формата файлов.

Приступая ко второму шагу в процессе сканирования документов и создания электронного архива, задумайтесь, хотите ли Вы в будущем иметь возможность редактировать файлы в электронном архиве. Если Вы не собираетесь изменять отсканированные документы, сохраняйте их в формате PDF (Portable Document Format). В свою очередь, оптическое распознавание символов (OCR) позволяет сохранять документы в редактируемых форматах. При сканировании документов с OCR с расширением .RTF или .DOC, или с другим расширением, соответствующем приложению, которое Вы будете использовать для редактирования документа.

Итак, при сканировании и сохранении документов выберите один из следующих форматов:

• Portable Document Format (PDF) – формат сохраненных файлов, позволяющий просматривать документы электронного архива на различных компьютерных платформах вне зависимости от шрифтов и программного обеспечения, использованных для создания оригинала.
• Tagged Image Файл Format (TIFF) – формат высокого качества поддерживается в большинстве операционных систем, идеально подходит для сканирования и архивирования документов или чертежей, которые в дальнейшем можно будет изменять с помощью программ-редакторов изображения, таких как Adobe Photoshop.
• Документы Microsoft Word (. DOC) или Microsoft Rich Text Format (. RTF) –  цифровые текстовые форматы поддерживаются во всех операционных системах и позволяют также не допустить изменения документов.

Заключительный этап

Шаг 3. Хранение.

Закончив сканирование документов, Вы переходите к завершающему этапу  создания электронного архива – передаче файлов на свой компьютер или другие устройства хранения информации. Для удобства можно воспользоваться специальными утилитами для создания электронного архива, или записать несколько DVD или CD дисков с отсканированными документами. Помните про резервные копии файлов электронного архива – они пригодятся в случае поломки компьютера.