Где хранить документы после ликвидации предприятия?

Уже который месяц компания работает в убыток? Не исключено, что вскоре учредители примут решение о ее ликвидации, и тогда начнется довольно изнуряющий марафон по юридически грамотному прекращению деятельности предприятия.

Одна из вех на этом пути – грамотное распоряжение массивом юридических и финансовых документов. Их предстоит грамотно подготовить и сдать в архив, причем это правило обязательно для предприятий любой формы собственности.

Зачем это нужно?

Хранение документов после ликвидации хозяйствующего субъекта позволяет вновь обращаться к ним при возникновении такой необходимости.

Например, если бывший сотрудник ликвидированной компании потеряет трудовую книжку, ему потребуется возобновить сведения о времени и месте его работы. Сделать это можно только через архив. То же самое касается данных о начисленной заработной плате при оформлении пенсии.

Обращаться в архив придется и при возникновении споров с кредиторами. Тогда поднимать бухгалтерские документы придут руководство и учредители.

Бывает и так, что спустя некоторое время после ликвидационной процедуры к бывшим руководителям и собственникам появляются вопросы со стороны налоговых органов. Искать ответы на них вновь предстоит в архиве.

Куда передавать документы?

Если у ликвидируемой компании есть правопреемник или вышестоящая организация, все просто – бумажное наследство передается им. Наследники отсутствуют? Тогда хранение документов после ликвидации предприятия осуществляется в государственных, муниципальных либо частных архивах.

В госструктуры передаются следующие виды бумаг:

• кадровые;
• постоянного хранения;
• временного хранения (5-10 лет), если этот срок не успел истечь.

Учитывайте, что госархивы не всегда принимают документы с временным сроком хранения, даже если среди них есть важные юридические или бухгалтерские бумаги. При нехватке свободных стеллажей Вам вполне могут отказать. Если вышло именно так, воспользуйтесь услугами по хранению документов после ликвидации предприятия, которые предоставляют частные архивные компании.

Независимо от вида документов, обязанность по их передаче в архив возлагается на членов ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего. При этом с архивом обязательно заключается договор, а сами услуги оказываются в возмездном порядке.

Помните, что непередача ценных для хозяйственной деятельности бумаг в архив карается по закону. Виновникам может грозить даже уголовная ответственность.