Для чего вообще необходимо архивное хранение документов?
Когда специалистам в сфере архивного хранения или же специалистам, отвечающим за документооборот предприятий, задаётся такой вопрос, они сначала на несколько секунд теряются, а потом начинают приводить следующие причины:
По большому счёту, все эти причины правильные:
- архивное хранение документов нужно для того, чтобы был порядок;
- многие документы нужно хранить потому, что этого требует государство;
- нужно хранить документы, чтобы можно было найти их, если это потребуется через несколько лет;
- если мы не займёмся архивным хранением документов, то к нам будут применены санкции от гос.органов.
Однако зададимся вопросом – зачем же всё-таки нужно архивное хранение документов? Зачем нужны правила и законы, чем они обусловлены?
Первая причина – все данные, имеющие ценность, должны сохраняться
Речь идёт далеко не только о документах, имеющих высокую историческую и культурную ценность – на практике таких всего лишь единицы. Вопрос, в первую очередь, касается самой структуры управления обществом: любые данные, необходимые для безотказной работы госаппарата, должны быть защищены и доступны.
Каждая компания должна дать отчёт о своей работе
По назначению архивное хранение данных имеет много общего с бухучётом: ведь, фактически, налоговым органам нужны только финальные отчёты, но если произойдёт проверка, то понадобятся и все первичные документы. Так же и с архивами – по сути, 95% (а то и большее количество) документов вообще не востребованы после помещения в архив. Однако в случае любой внештатной ситуации – от проверки до необходимости «поднять» те или иные документы для составления статистики или уточнения условий предыдущих сделок – архив просто незаменим.
Облегчите себе жизнь
Таким образом, отдавая документы в архив, Вы заботитесь о том, чтобы Ваша компания заняла надлежащее место в финансово-государственном обществе. Архивное хранение документов гарантирует, что Ваша компания всегда сможет ответить на запросы государства, что она не будет создавать помехи в более высоких системах документооборота, а также тот факт, что в случае, если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.