Для чего вообще необходимо архивное хранение документов?

Когда специалистам в сфере архивного хранения или же специалистам, отвечающим за документооборот предприятий, задаётся такой вопрос, они сначала на несколько секунд теряются, а потом начинают приводить следующие причины:

По большому счёту, все эти причины правильные:

  • архивное хранение документов нужно для того, чтобы был порядок;
  • многие документы нужно хранить потому, что этого требует государство;
  • нужно хранить документы, чтобы можно было найти их, если это надо через несколько лет;
  • если мы не займёмся архивным хранением документов, то к нам будут применены санации от госорганов.

Однако зададимся вопросом – зачем же всё же нужно архивное хранение документов? Зачем нужны правила и законы, чем они обусловлены?

Первая причина – все данные, имеющие ценность, должны сохраняться

Речь идёт далеко не только о документах, имеющих высокую историческую и культурную ценность – на практике таких всего лишь единицы. Вопрос, в первую очередь, касается самой структуры управления обществом: любые данные, необходимые для безотказной работы госаппарата должны быть защищены и доступны.

Каждая компания должна дать отчёт о своей работе

По назначению архивное хранение данных имеет много общего с бухучётом: ведь, фактически, налоговым органам нужны только финальные отчёты, но если произойдёт проверка – то понадобятся и все первичные документы. Так же и с архивами – по сути, 95% (а то и существенно большее количество) документов вообще не востребованы после помещения в архив. Однако в случае любой внештатной ситуации – от проверки до необходимости «поднять» те или иные документы для составления статистики или уточнения условий предыдущих сделок – архив просто незаменим.

Облегчите себе жизнь

Таким образом, отдавая документы в архив, вы заботитесь о том, чтобы ваша компания заняла надлежащее место в финансово-государственном обществе. Архивное хранение документов гарантирует, что ваша компания всегда сможет ответить на запросы государства, что она не будет создавать помехи в более высоких системах документооборота, а также тот факт, что в случае, если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.

       Калькулятор стоимости архивных услуг