Что делать с документами при реорганизации

Когда готовится ликвидация или реорганизация, сдача в архив документов предприятия должна быть проведена по нормам законодательства. Это означает, что документы передаются в упорядоченном виде, правильно оформленными, проверенными и сшитыми. Мы оказываем все услуги по передаче архива при реорганизации и ликвидации. Проводим анализ, систематизируем, гарантированно сдаем в госархив и принимаем на временное хранение.

Реорганизации и ликвидации в чем разница

Передача при реорганизации и ликвидации, в чем главное отличие? Этот вопрос всегда остро стоит когда нужно что то сделать с документами. При реорганизации архив должен по акту и описи документов передаваться правопреемнику, при ликвидации же документы должны сдаваться в государственный или муниципальный архив по месту последний регистрации организации.

Что делать с оставшимися документами?

Документы которые не передаются в архив, но их срок хранения еще не истек, нужно хранить своими силами или силами сторонней организации, до истечение сроков хранения. Но не стоит забывать что по истечении срока хранения, документы можно просто выкинуть. Их необходимо списать, составить акт о выделениии к уничтожению, и только после этого уничтожить, причем обязательно до такого состояния, что бы невозможно было использовать как первоисточник.

Последовательность передачи:

Первый этап – правильное оформление решений, актов, касающихся сдачи в архив документов реорганизуемого предприятия. Квалифицированная подготовка дел предотвращает возможные штрафные санкции в отношении ответственных лиц.

Куда направить на хранение архивы:

  • в государственные архивы (дела по кадрам);
  • правопреемнику (когда он есть);
  • в коммерческие архивные организации.

Особенно внимательно нужно отнестись к кадровым документам, в которых достаточно часто встречаются ошибки, право устанавливающим решениям обществ с ограниченной ответственностью, другим делам, относящимся к постоянному хранению.

Правопреемника может не быть

Тогда учредитель, ликвидатор конкурсный управляющий, решает все вопросы хранения документов с государственными и частными архивными организациями. Передача архива при  требует специальных знаний и времени. Нужно проверить все дела компании, пролистать тома, упорядочить, исправить ошибки при подшивании, описать. Сдать в государственный архив неподготовленные дела не получится, они будут возвращены. Процесс передачи дел завершается перевозкой архивов и получением от архивной организации подтверждающих актов. Документы должны быть переданы на хранение до окончания работы ликвидационной комиссии.