Автоматизация обработки текстовых электронных документов

К переходу с бумажного документооборота на электронный неизбежно прибегает всё большее количество организаций и предприятий. Система электронного документооборота позволяет быстро получать доступ к информации и тем самым оптимизировать работу сотрудников компании. Известно, что производительность труда специалистов компании, использующей систему электронного документооборота, повышается примерно в 20 раз.

Почему электронный документ лучше

Текстовый электронный документ представляет собой текстовые данные в электронном виде, пригодные для воспроизведения посредством компьютера, для передачи по сетям и обработки в информационных системах. В системе данных электронные текстовые документы имеют вид файла и набора атрибутов, которые обозначают свойства документа и необходимых для решения ряда задач автоматически, а именно поиск, подготовка отчётов, обработка, разделение на группы и т.д.

Виды обработки электронных документов

Существуют два вида обработки электронных документов, общий и специальный. Под общими видами обработки понимается создание документов и редактирование, переименование и сохранение, перемещение документов и определение в папку, наконец, индексирование и удаление. Специальные виды обработки электронных документов включают согласование и подписание, контроль и регистрацию, классификацию и связывание документов в группу, поиск и другие операции.

Конфиденциальность и контроль

В системах электронных данных трансформация документов может осуществляться только теми сотрудниками, которые наделены соответствующими правами доступа, при этом все изменения в документах будут отражены в журнале событий.

Автоматизация обработки

Актуальность автоматизации обработки электронных текстовых документов возрастает с увеличением количества документов и числом сотрудников, которым необходим к ним доступ. Так, система электронных данных позволяет вести учёт документов и автоматизировать коллективную работу с текстовым документом: поиск, редактирование, перемещение по маршруту и др. Кроме того, электронный документооборот повышает исполнительскую дисциплину в организации.

Лучше обратиться к профессионалам

Отладка автоматизированной обработки электронной документации, потребует затрат на программное обеспечение — покупку лицензий и обновление, на содержание сервера, обучение сотрудников при вводе электронного документооборота, сопровождение и консультации. Весь цикл работ по внедрению системы электронных данных осуществляют специалисты, имеющие огромный опыт в сфере автоматизации обработки информации в текстовых файлах. Обращайтесь к нам, наши сотрудники с удовольствием проконсультируют Вас, по всем интересующим вопросам.