Акт об уничтожении документов

Практически все документы имеют ограниченный срок хранения, после чего оставлять их на полках бессмысленно, только место занимают. Однако просто взять и отправить документ в шредер нельзя. Необходимо составить акт об уничтожении документов. Иначе могут последовать санкции контролирующих органов.

Подготовка к уничтожению документов

Для начала следует выделить документы, подлежащие уничтожению. С этой целью проводится отбор документов, срок хранения которых истек, а также документов, которые испорчены по тем или иным причинам и не могут быть восстановлены. Обязательный осмотр документов позволит избежать ошибок, когда, например, документы уничтожаются раньше истечения срока их обязательного хранения.

Составление актов

В результате проведенной работы  составляется описи и акт о выделении документов к уничтожению. Сам факт уничтожения документов также должен быть подтвержден актом.

Разные варианты актов на уничтожение документов

Для федеральных органов исполнительной власти специально разработана форма акта, которая была утверждена приказом Росархива № 76 23 декабря 2009 года. Поскольку для организаций коммерческого характера и индивидуальных предпринимателей специально акта не существует, то они могут воспользоваться этой формой. Другой вариант – это составить акт уничтожения документов в свободной форме.

Акт должен решать две основные задачи:

• Подтверждение решения о выделении документов для уничтожения.
• Подтверждение факта уничтожения документов в реальности.

Этот акт является важным документом, позволяющим на законных основаниях освобождать пространство от устаревших бумаг и при этом действовать в соответствии с законом.

Обратите внимание

Обратите внимание, что выделенные для уничтожения документы должны быть действительно уничтожены, а не использованы, например, для черновиков. Это категорически запрещено. Таким образом, предотвращается утечка важной информации и сохраняется конфиденциальность бухгалтерских расчетов, данных о контрагентах и сотрудниках.

Содержание акта об уничтожении документов

В акте указывается список всех видов документов. Указывается количество документов каждой разновидности, крайние даты их хранения, индексы документов по описи или номенклатуре, номера статей, на основании которых определен срок хранения. Обязательно указывается состав комиссии и руководитель. Проставляются подписи всех участников.

Приложения к акту

Если документы уничтожаются по причине их порчи, то рекомендуется в качестве приложения к акту использовать вырезанные номера испорченных бланков или другие прямые подтверждения уничтожения документов.

Услуги по составлению актов на уничтожение документов

Наша компания оказывает услуги по составлению актов на уничтожение документов. Мы отлично знаем все тонкости проведения этой важной процедуры, которую выполняем в соответствии с законом.