Порядок передачи документов по личному составу от ликвидированных организаций

Порядок передачи документов по личному составу от ликвидированных организаций в Главархив Москвы

В соответствии с действующим законодательством в случае ликвидации организации и отсутствия у нее правопреемника в Главархив Москвы должны быть переданы в упорядоченном состоянии следующие документы по личному составу (срок хранения – 75 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся основанием для выдачи справок социально-правового характера:

- приказы о приеме, увольнении, перемещении (прекращении действия трудового контракта), премировании, декретных отпусках, об изменении фамилии, о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой, установлении окладов, о временном замещении должностей, об установлении доплат, надбавок к окладу, о присвоении классных чинов, разрядов, о заграничных командировках, о декретных отпусках, об отпусках по уходу за ребенком;

- личные карточки (Т-2);

- личные дела уволенных работников;

- трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- лицевые счета по заработной плате работников или в случае их отсутствия расчетно-платежные ведомости;

- акты о несчастных случаях (срок хранения – 45 лет);

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

- подлинные личные документы (невостребованные трудовые книжки – срок хранения – 50 лет).

В организациях могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.).

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложен в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002).

При ликвидации организация должна направить в Главархив Москвы письмо с указанием следующей информации:

- полное название;

- сведения о ликвидации с приложением копии документа, подтверждающего факт ликвидации;

- ведомственное подчинение (ведомство, иностранная фирма);

- местонахождение (регистрация в г.Москве);

- вид организации;

- форма собственности (государственная, негосударственная);

- дата образования;

- ИНН, КПП, вид деятельности и др.;

- наличие организаций-предшественников;

- виды документов, предполагаемые к передаче: временного срока хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу, временного срока хранения (до 10 лет);

- объем документов и их крайние даты;

- цель передачи документов в архив (в связи с ликвидацией, на временное хранение и др.).

Обращаем Ваше внимание, что в Главархив Москвы передаются документы только тех ликвидированных организаций, которые были зарегистрированы в г. Москве.

В соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. упорядочение документов ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (ликвидатор).

Дополнительную информацию можно получить также по телефону (495)766-23-43